などとお悩みの方も多いのではないでしょうか。

オフィスで利用されている業務用コピー機には、印刷した内容を保存する「コピー履歴（ジョブ履歴）」があります。そのため、コピー機を私用で使っていることが、ばれてしまいかねません。

本記事では、私用で会社のコピー機を利用することを防ぐために、コピー履歴の確認の仕方を解説します！コピー履歴の削除方法も紹介するので、ぜひ参考にしてくださいね。

印刷した内容が保存される「コピー履歴（ジョブ履歴）」とは？

オフィスで利用されている業務用コピー機には、印刷した内容が「コピー履歴（ジョブ履歴）」として残ります。メーカーや機種によって、ジョブ履歴として保存される内容は異なりますが、一般的には以下の項目が記録されます。

コピー履歴（ジョブ履歴）に保存される内容・コピーの内容・ユーザー名・ファイル名・原稿ページ数・出力ページ数・作業開始/終了時刻・ジョブタイプ（「コピー」「プリント」等の指示の内容）

これらの情報を保存することで、印刷物の内容と印刷記録が合っているかを確認できたり、エラーが発生した際にすぐに対応できたりと、さまざまなメリットがあります。

一方、会社のコピー機を私用で利用してしまうと、コピー履歴（ジョブ履歴）からばれかねないため、注意が必要です。

コピー履歴（ジョブ履歴）の確認方法

ここからは、コピー履歴の確認方法をご紹介します。

コピー履歴の確認方法は、大きく分けて以下の2種類です。

・コピー機本体からの確認方法

・Webブラウザからの確認方法

今回は、RICOH（リコー）の複合機を例としてご紹介します。なお、他のコピー機でもおおまかな手順は同様です。

コピー機本体からの確認方法

簡単にコピー履歴（ジョブ履歴）を確認したい場合は、コピー機本体から確認する方法がおすすめです。

以下の手順で確認できます。

Webブラウザからの確認方法

Webブラウザでコピー履歴（ジョブ履歴）を確認する場合、プリンター管理者の「ユーザー名」と「パスワード」を入力して、ログインする必要があります。

ログイン後の手順は、以下の通りです。

参考）RICOH「Q. プリンターのジョブ履歴 (ジョブリスト) を確認する方法 について知りたい」https://faq.ricoh.jp/app/answers/detail/a_id/1868/

コピー履歴（ジョブ履歴）を削除する方法

コピー履歴（ジョブ履歴）には、企業の機密情報や顧客情報が残されている可能性もあります。そのため、コピー機を廃棄・売却する際は、適切な情報の処理が必要です。

コピー履歴（ジョブ履歴）を削除したい場合は、以下の方法で削除することができます。

コピー履歴（ジョブ履歴）を削除する方法・コピー機を初期化する・メーカーのサービスを利用する

コピー機を初期化すると、購入時点の状態に戻るため、データはすべて消去されます。

また、コピー履歴（ジョブ履歴）の消去サービスを行っているメーカーもあります。消去サービスでは、消去した証明書を発行してくれるので、データが悪用される心配もなく、安心して利用することが可能です。

上記の方法は、コピー履歴（ジョブ履歴）をまとめて削除する方法です。コピー機によっては、コピー履歴（ジョブ履歴）から一部を選択して削除することも可能なので、使用しているコピー機が対応しているかどうか、あらかじめ確認しておきましょう。

コピー履歴の確認方法まとめ

業務用コピー機では、印刷した内容が「コピー履歴（ジョブ履歴）」として保持されます。コピー履歴（ジョブ履歴）を活用することで、私用利用の発見やエラーが発生時の早期対処につながります。

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