一般的にリース契約をしていることが多いコピー機。契約後の対応にはいくつか種類がありますが、それぞれメリットデメリットがあります。この記事では、コピー機のリース契約満了時にどのように対応したらいいのか、対応方法について解説します。コピー機のリース契約満了後の対応についてお悩みの方は、ぜひ参考にしてください。

そもそもリース契約とは

「リース契約」とは、コピー機などの必要な機器等について、企業自身が購入するのではなくリース会社が代わりに購入し、企業が一定期間リース料を支払うことでリース会社から借りるという契約形態のことを示します。

コピー機・複合機のリース期間は、国税庁の法定耐用年数を元に定められており、約3～6年となっています。契約終了が近づくと、リース会社から契約に関する連絡が届き、リース満了時の対応についてやりとりを行います。

コピー機のリース契約満了時の対応方法

リース契約期間は長期間であり、契約満了時の手続きを行う機会が少ないため、どのように対応すればいいのか迷ってしまうこともあるかと思います。

この記事では、以下4つの対応方法を解説します。メリットデメリットやかかる費用も合わせて紹介するので、参考にしてください。

リース会社に返却・解約｜リース契約満了後の対応方法①

コピー機が不要になった場合、リース会社に返却し、解約する方法があります。業務においてコピー機をあまり使用しておらず、ランニングコストがかさんでいた場合は、コピー機を返却することで費用の削減につながります。

しかし、コピー機がなくなるため、いざというときにオフィス内で使用できなくなってしまう点がデメリットと言えます。また、返却・解約する際の運送費や処分費用の負担は、リース契約時の内容によって異なるため確認が必要です。

メリット：費用の削減につながる
デメリット：コピー機がなくなるため、業務に支障が出る場合もある
価格：契約によっては運送費、処分費用を負担する必要がある

同じ機器を再リース｜リース契約満了後の対応方法②

リース契約の終了後、同じ機器を再リースすることが可能です。再リースの場合、今までのリース料金の約2か月分の料金（リース一回分の料金）で、1年単位での契約ができます。

リース契約時に機器分の支払いが完了しているため、再リース時には低価格での契約となる点が魅力の1つです。また、新しい機器をリースした場合、搬出・搬入、周辺機器のセッティングなどさまざまな業務が必要になりますが、同じ機器を再リースする場合は新たな作業を行う必要はありません。

再リース契約は1年単位で契約を結ぶことができるため、新しい機器を再リースする余裕がない場合に、一旦同じ機器を再リースすることも多く見られます。

一方で、劣化による不具合や故障が多く見られるというデメリットもあります。コピー機の一般的な耐久年数は約5年と言われているため、長期間で使用するほど修理が必要になります。

また、部品の製造が中止されることも考えられるため、長期的な利用が見込まれる場合は、あまりコストパフォーマンスが良くない方法であると言えます。

しかし、この点に関してはメンテナンス保守も引き続き契約できるため、デメリットを相殺することが可能です。注意としては、再リースでのメンテナンス保守のカウント料金は6～12％ほど上がる場合が多いので確認しましょう。コピー機屋さん.comでは再リースでもカウント料金は上がりません！

メリット：10分の1程度の価格でコピー機を使い続けることができる
デメリット：劣化による不具合や故障の増加や部品の製造が中止となる可能性あり
価格：リース契約時の約10分の1/年

最新機器をリース契約｜リース契約満了後の対応方法③

リース契約満了時に最も多く見られる対応が、最新機器をリース契約する方法です。

リース期間は約3～6年と比較的長期間であるため、リース契約期間中に新しい機器が登場していたり、機能がアップデートされている場合が多いです。機器を新しくすることで、細心の技術を取り入れることができ、業務の効率化を図ることができます。

また最新の機器では、省エネや小型化が進んでおり、技術面位以外にもさまざまなメリットが見られます。新しい機器を導入するためには、使用方法を覚えたり、PCなどの周辺機器のセッティングが必要となったりと導入コストがかかりますが、最新のコピー機ではクラウドサービスと連携しているものもあり、比較的簡単に接続することも可能です。

メリット：利便性・機能性の向上
デメリット：使い方を覚えたり、周辺機器をセッティングしたりと導入コストがかかる
価格：機器によって異なる

使っていた機器を買取｜リース契約満了後の対応方法④

契約内容にもよりますが、使用していた機器を買取することも可能です。

今まで使っていた機器をそのまま使用できるため、リース契約満了後も使い慣れた機器を使用し続けることができます。愛着のある機器を使用できるというメリットがある一方で、使用年数が長いため故障の可能性が高まることも見込まれます。

リース契約が終了するため、今までリース会社から受けていた修理対応や各種サポートは受けられなくなります。故障リスクが高まるにもかかわらず、自社で修理対応を行う必要があるため、買取する際はしっかりと検討する必要があります。

また、買取可能な契約をしているリース会社は少ないため、あらかじめ契約内容を確認しておきましょう。

メリット：使い慣れた愛着のある機器を使い続けられる
デメリット：自社でメンテナンス対応を行う必要がある
価格：機器の中古価格、または2分の1程度の価格

リース契約満了時には新しい機器の再リースがおすすめ

ここまでリース契約満了時の対応方法4選を解説しました。リース契約後の対応には主に
「リース会社に返却・解約」
「同じ機器を再リース」
「最新機器をリース契約」
「使っていた機器を買取」

という方法があります。

再リースや買取を行い、慣れている同じ機器を使い続けることもできますが、最新機種を使用した方がメンテナンスの必要も少なく、高度な機能を使って業務を最適化することが可能です。

コピー機は日常的に使用する機器であるため、新しい機種でリース契約を結ぶほうが、総合的に考えた場合お得な方法であると言えます。

コピー機に関するご相談はコピー機屋さん.comまで

コピー機屋さん.comでは、コピー機・複合機に関するご相談を受け付けています。リース契約についてだけではなく、コピー機の選び方から金額に関することまで、幅広く承っています。コピー機・複合機に関してお困りのことがあれば、コピー機屋さん.comまでお気軽にご相談ください。