オフィスに導入したコピー機・複合機を不具合や故障を起こさず長期間使用していくために、事前対策できることはあるのでしょうか。リース会社による定期的な点検やメンテンスを受けることはもちろんですが、長持ちさせるためにユーザー側ができる工夫もあります。

今回は、コピー機・複合機を長持ちさせるための注意点をご紹介します。

コピー機・複合機を導入する際の注意点

コピー機・複合機は、以下の点を注意してから導入しましょう。

印刷枚数を確認して機種を選ぶ

コピー機・複合機には、月間の印刷枚数の目安があります。そのため、月間印刷枚数を超えて使用していると機械に過度な負担がかかり、寿命を縮めることにつながるのです。1日の印刷枚数とひと月の印刷枚数を計算して、それに見合った機種を選定しましょう。

一般的には1分あたりの印刷枚数が多いほど、それに見合った耐久力があります。下記が目安になります。

設置環境に気を配る

機械は設置環境の影響を受けるため、次のような場所に設置してください。

• 高温多湿にならない場所
• ほこりの少ない場所
• 水平な場所

コピー機・複合機は精密機械であるため、設置場所の傾きや温度や湿気、ほこりが原因となり、部品の劣化や不具合を引き起こします。エアコンや加湿器の周辺は湿度が高く、機械内部で結露が発生することがあるので避けて設置しましょう。

コピー機・複合機を長持ちさせるための使用方法

コピー機・複合機の使用時における注意点を紹介します。

主電源を落とさない

コピー機・複合機は、常に電源が入っている状態を想定して作られています。頻繁に電源を落としたり通電しない状態が長引いたりすると、部品や基盤の故障につながります。

また、大型連休で長期期間オフィスを空ける際も、コピー機の主電源は落とさずに、節電モードやスリープモードを使用しましょう。

詳しくは会の記事が参考になります。

コピー機の電源は切った方がいい？長期休暇前の注意点

定期的に使用する

コピー機・複合機で使用されるトナーは半年～１年以上コピー機を使用していないと固まってしまい、印字が薄くなったり、かすれたりするトラブルが起こります。

この状態になってしまうと、トナーは使い切る前に交換が必要になるため、このような状態にならないためにも定期的にコピー機で印刷しましょう。

定形外の用紙設定に気を付ける

封筒やはがき、厚紙など定形外の用紙に印刷するときは、ドライバーの用紙設定をきちんと行うことが大切です。設定を怠ると、余分なトナーが内部に残ってしまい、汚れや故障を引き起こします。

メンテナンスを行う

取扱説明書のメンテナンス方法を参考にして、定期的にクリーニングを行いましょう。特に給紙ローラーは汚れが付きやすく、汚れを放置すると紙詰まりが起きやすくなります。やわらかい布でこまめに拭いてください。

まとめ

業務で欠かせないコピー機や複合機は、安価なものではありません。頻繁に交換や修理を行っていると費用負担が大きくなるため、使用方法を守って長く快適に使えるように日頃から心掛けましょう。