オフィスに欠かせないコピー機や複合機ですが、「リースだと毎月いくらかかるの？」「相場が分からない」「保守やカウンター料金はどう扱われるの？」と疑問を持つ方は少なくありません。

新品購入なら100万円以上かかる機種も珍しくありませんが、リースであれば初期費用を抑え、月額1万～2万円前後で導入できるのが一般的です。とはいえ、実際の料金は契約年数や本体の機能、印刷枚数、さらには保守契約の有無などによって大きく変動します。

この記事では、コピー機リースの料金相場や費用の内訳、契約年数ごとの違いから、リース料金を安く抑えるための具体的なポイントまでを分かりやすく解説します。

購入やレンタルとの比較、よくある質問にも触れ、初めてリースを検討する方でも判断しやすいよう整理しています。最後までご覧いただくことで、自社に適したコピー機導入の選択肢を、自信を持って判断できるようになるでしょう。

目次

コピー機リースの料金相場

コピー機や複合機をリースで導入する際、もっとも気になるのが「毎月の料金はいくらかかるのか」という点です。リース契約は高額な初期費用を抑え、月額に分割して支払う仕組みのため、購入と比べて導入のハードルが低いのが特徴です。ただし、機種の性能やオフィス規模、印刷枚数などの条件によって、月額料金には幅があります。

次の項目では、特に導入の多いA3複合機を中心に、規模別の料金相場を詳しく解説していきます。

A3複合機のリース相場

オフィス向けコピー機の主流はA3対応の複合機です。A3複合機は印刷スピードや多機能性が求められるため、月額1万～2万円前後が相場といえます。新品を購入すると100万円を超えるモデルも多いため、リースで導入することで初期費用を抑えながら利用できる点が魅力です。

一方、A4専用機は小規模オフィスや個人事務所で選ばれることがあり、月額1万円以下のリース契約も存在します。ただし業務用途ではA3対応が必要な場面が多いため、法人ではA3複合機が中心となっています。

オフィス規模別の料金目安（小規模～大規模）

リース料金は、導入するオフィスの規模や利用人数によっても変動します。一般的な目安は以下のとおりです。

  • 小規模オフィス（10名以下）：月額1万～1.5万円前後。基本的なコピー・プリント・スキャン機能が中心。
  • 中規模オフィス（20～50名程度）：月額1.5万～2.5万円前後。FAX機能やクラウド連携など多機能機の需要が高い。
  • 大規模オフィス（100名以上、印刷枚数が多い業種）：月額2.5万～3.5万円以上。高速印刷・大量給紙に対応したハイエンド機種が必要になるため、料金も高くなる。

このように、オフィスの規模が大きくなるほど印刷枚数や機能要件も増えるため、リース料金も高額になる傾向があります。

印刷速度と料金の関係

複合機の価格を大きく左右するのが「印刷速度」です。例えば、1分間に20枚印刷できる機種と50枚印刷できる機種では、本体価格に数十万円以上の差があり、そのまま月額リース料にも反映されます。

  • 15～20枚/分：月額1万～1.8万円前後
  • 30枚/分：月額1.1万～1.8万円前後
  • 40枚/分：月額1.6万～2.3万円前後
  • 50枚/分以上：月額1.8万～2.5万円以上

印刷速度が速いほど業務効率は上がりますが、リース料金も高くなるため、必要なスピードを見極めて機種を選ぶことがコスト管理のポイントです。

月間印刷枚数と料金の関係

リース料金は「どれだけ印刷するか」にも影響されます。契約時に想定される月間印刷枚数が多いほど、必要とされる機種性能やカウンター料金が上がり、総コストが増えるからです。

  • 月500枚程度：月額1万円前後（小規模事務所向け）
  • 月1,000～3,000枚程度：月額1万～1.5万円前後（一般的なオフィス規模）
  • 月5,000枚以上：月額3万円以上（印刷頻度の高い業種向け）

さらに、カウンター料金（モノクロ2円・カラー15円前後）や保守料金が別途加算されます。特にカラー印刷はモノクロに比べて単価が高いため、印刷スタイルによっても料金は大きく変動します。

コピー機リースの料金相場は、一般的に月額1万～2万円前後が中心ですが、オフィス規模・印刷速度・印刷枚数などの条件によって大きく変動します。次章では、この料金がどのように決まるのか、その内訳や計算方法を詳しく解説します。

リース料金の決まり方と内訳

コピー機や複合機を導入する際、リース契約は初期費用を抑えられる便利な方法です。しかし、契約内容をよく理解していないと「思ったよりコストがかさんでしまった…」という事態になりかねません。ここでは、リース契約を検討する際に知っておきたいポイントを整理します。

リース料率と料金計算の基本

リース契約は「本体価格 × リース料率」で月額料金が決まります。料率は契約年数に応じて変動し、一般的に短期契約は料率が高め、長期契約は低めに設定されています。

ただし、月額料金が下がっても支払い総額は長期契約ほど高くなる傾向があるため注意が必要です。

例：本体価格200万円の場合

  • 3年リース（料率3.1％） → 月額62,000円、総額約223万円
  • 7年リース（料率1.4％） → 月額28,000円、総額約235万円

「月々の負担が少ないからお得」とは一概にいえず、契約期間と総額のバランスを見極めることが重要です。

長期契約の落とし穴

リース会社から「7年契約なら月々の料金が安くなります」と提案されることがあります。確かに毎月の支払いは軽くなりますが、長期契約では総額が増える上、途中解約が基本的にできません。

また、機種が古くなるリスクも伴います。最新機能が必要になったときに柔軟に切り替えられないため、リース期間を決める際は「支払総額」と「将来の機能ニーズ」を両方見据えて選ぶのがおすすめです。

保守料金の存在と内訳

コピー機リースで意外と見落とされがちなのが「保守料金」です。リース料とは別に、日常のメンテナンスやトナー代、修理費をカバーするための費用が発生します。代表的な契約は次のとおりです。

  • カウンター保守契約：印刷枚数に応じて料金を支払う方式。もっとも一般的
  • キットトナー保守契約：専用トナー代に修理費用が含まれる方式
  • スポット保守契約：不具合時に都度有償対応。中古機に多い

「リース料 ＝ 総コスト」ではなく、「リース料 ＋ 保守料 ＝ 実際の月額負担」と考える必要があります。

カウンター料金の仕組み

カウンター保守契約を結ぶと、印刷するたびに「カウンター料金」が発生します。一般的な相場は以下のとおりです。

  • モノクロ印刷：2円／枚
  • カラー印刷：10～20円／枚

例えば、月間でモノクロ3,000枚・カラー1,000枚を印刷すると、

モノクロ：6,000円 ＋ カラー：10,000～20,000円 → 合計16,000～26,000円

となり、リース料とは別にそれなりのコストが積み重なります。

「リース料金が安いけれどカウンター料金が高い」というケースもあるため、契約前に必ず確認しておきましょう。

機種変更・中途解約のリスク

リース契約は基本的に途中解約ができません。もし最新機種への切り替えを希望する場合、残っているリース残債を一括で精算するか、新契約に上乗せされる仕組みになります。

結果として「2台分のリース料を払っているのと同じ」状態になり、コストが大幅に膨らむこともあります。契約中の機種変更は慎重に検討しましょう。

コピー機リースは初期投資を抑えられる便利な手段ですが、

  • リース料率と総額の関係
  • 保守料金・カウンター料金の存在
  • 中途解約・機種変更のリスク

といった「見えにくいコスト構造」を理解しておくことが大切です。契約前に見積もりを細かく確認し、必要なら複数社から相見積もりを取ることで、無駄な出費を防ぐことができます。

リース契約年数と料金の関係

コピー機・複合機のリース契約は、契約年数によって月額料金や総コストが大きく変わります。一般的には3年・5年・6年といった期間から選ぶケースが多く、それぞれにメリット・デメリットがあります。さらに契約終了後に「再リース」という選択肢もあり、コストを抑えつつ使い続けることも可能です。ここでは、契約年数ごとの特徴と注意点を整理してみましょう。

3年契約のメリット・デメリット

3年契約は、短期間で最新機種に入れ替えられる点が大きなメリットです。印刷枚数が多い企業や、常に最新機能を取り入れたい企業に適しています。一方で、契約期間が短いため月額料金はやや高めになる傾向があります。導入時の負担は小さいものの、トータルコストで見ると割高になるケースもあるため注意が必要です。

中長期契約（5年・6年）のメリット・デメリット

多くの企業が選ぶのは5年契約です。コピー機・複合機の法定耐用年数が5年であるため、機械の寿命とコストのバランスがよいからです。メーカーの保守契約も5年を区切りに料金が変わるケースがあり、もっともスタンダードな選択肢といえます。

6年契約は、月額料金をさらに抑えられるのが特徴です。特に中小企業では、1台あたりの月々の負担を軽くしたい場合に有効です。そのため、長期的にランニングコストを抑えたい企業にとっては、コストパフォーマンスに優れた選択肢となります。当社でも6年契約を中心にご提案しており、安心してご利用いただけるよう万全のサポート体制を整えています。

契約年数を選ぶ際のポイント

リース契約年数を決める際には、単に月額料金の安さだけで判断するのは危険です。企業の利用状況や業務の方針に合わせて、適切な契約年数を選ぶことが重要です。

例えば、次のような観点で検討すると分かりやすいでしょう。

印刷量が多い企業

複合機にかかる負荷も大きくなるため、安定性を重視できる5年契約がもっともバランスのよい選択です。法定耐用年数とも合致しており、機器の寿命とコストのバランスが取れています。

月々のコストを抑えたい企業

毎月のリース料金をできるだけ軽くしたい場合は6年契約が有効です。最新機種の耐久性は向上しており、6年でも十分に安定して利用できるケースが多いため、長期的なコストパフォーマンスを重視する企業に適しています。

短期間で最新機能を使いたい企業

最新機能をいち早く取り入れたい場合は3年契約が適しています。新しいモデルへの切り替えサイクルが短いため、常に業務効率化やセキュリティ強化のメリットを享受できます。

このように、自社の印刷枚数や利用頻度、予算、機能へのニーズを踏まえて契約年数を決めることで、無理のないコスト管理と快適な運用が実現できます。

リース契約年数には、主に3年・5年・6年といった選択肢があります。それぞれに特徴があり、短期なら最新機能を素早く導入でき、中期なら安定性とコストのバランスが取りやすく、長期なら月額負担を抑えて安心して使い続けられます。

大切なのは、「単なる月額の安さ」ではなく「自社の利用状況や業務方針に合っているか」を基準にすることです。自社に合った契約年数を選ぶことで、コストを最適化しつつ、複合機を安定して運用することができます。

リース料金を安くする方法

複合機・コピー機のリース料金は、選び方によって数十万円単位で変わることがあります。

「とりあえず安いものを」と決めてしまうと、必要以上の機能を契約してしまったり、逆に業務に合わない機種を選んで効率を下げてしまったりするリスクもあります。

ここでは、リース料金を無理なく抑えるために押さえておきたい5つのポイントをご紹介します。

複数業者の見積もりを取る

もっとも効果的なのは、複数の販売店から見積もりを取ることです。

同じメーカー・同じ機種でも、販売店によって提示されるリース料金には数十万円もの差が出ることがあります。相見積もりを取ることで販売店同士が競争し、より安い条件を提示してくれるケースが増えます。特に一括見積サイトを利用すると、手間をかけずに複数業者の条件を比較できるためおすすめです。

必要最低限の機能を選ぶ

リース料金を抑えるには、機能を「必要十分」に絞ることが大切です。複合機の基本機能は、コピー・プリント・スキャン・FAXですが、オプションを追加すると本体価格が大幅に上がり、それがそのままリース料金に反映されます。

例えば以下のようなオプションは便利ですが、すべての企業に必須ではありません。

  • 大量の原稿を自動で読み込む「ADF（原稿自動送り装置）」
  • 印刷物を自動でホッチキス留めする「フィニッシャー」
  • セキュリティを高める「ICカードリーダー」
  • 紙文書を電子化できる「OCR機能」

こうした追加機能は導入コストを押し上げるため、「業務に必要かどうか」を見極めた上で選定しましょう。

自社の印刷量に合った機種を選定する

印刷速度や機種のサイズもリース料金に影響します。印刷速度（◯枚/分）が高いほど本体価格は高くなり、リース料も上がります。自社の月間印刷枚数に応じて、適切な速度を選ぶことが重要です。

  • 月間3,000枚以下 → 20～25枚/分程度
  • 月間5,000～7,000枚 → 30～45枚/分程度
  • 月間8,000枚以上 → 45枚/分以上

また、小規模オフィスでは卓上タイプを選ぶことでスペースもコストも削減できます。逆に従業員数が多い場合は自立タイプが効率的です。過剰なスペックを避けることで、リース料金の無駄を防げます。

メーカーごとの価格差を理解する

複合機は、同じ印刷速度や機能を持つ機種でもメーカーごとに価格差があります。例えば、京セラやシャープは比較的リーズナブルな価格帯で提供される一方、キヤノンや富士フイルムは高価格帯になる傾向があります。リコーやコニカミノルタはその中間程度です。

「性能は落としたくないけれどコストは抑えたい」という場合は、コストパフォーマンスに優れたメーカーを検討するとよいでしょう。

中古機はリース不可。購入やレンタルを検討する

中古の複合機はリース契約の対象外です。そのため中古を導入したい場合は「現金一括購入」か「レンタル契約」を利用する必要があります。

短期間の利用や初期費用を抑えたい場合には、レンタル契約が現実的です。一方で、長期利用を見込むなら新品リースのほうが結果的に安心で効率的なケースが多いでしょう。

リース料金を安く抑えるためには、

  • 複数業者の見積もりを比較する
  • 不要な機能を外す
  • 印刷量に合った機種を選ぶ
  • メーカーごとの価格差を理解する
  • 中古はリース不可なので用途に合わせて購入やレンタルを検討する

といった工夫が欠かせません。

安さだけを追い求めるのではなく、自社の業務に合った複合機を最適な条件で導入することが、結果的に大きなコスト削減につながります。

リースと購入・レンタルの違い

導入方法は大きく「リース」「購入」「レンタル」の3択。初期費用・月額負担・運用の自由度・経理処理で差が出ます。この章では、それぞれのメリット／デメリットを整理し、“自社に合う選び方”をご紹介します。

リースのメリット・デメリット

メリット

リースは初期費用ゼロで最新機を導入でき、月額は経費処理しやすくキャッシュフローが安定します。保険（動産総合保険）が付帯する契約も多く、火災・盗難・水ぬれなどの偶発事故リスクに備えられるのも安心材料の一つです。契約年数に合わせて計画的に入れ替えられるため、機能の陳腐化や消費電力の高止まりを回避しやすいのも強みです。

デメリット

所有権はリース会社にあり、中途解約は原則できません。総支払額は（金利や諸費用を含むため）購入よりやや割高になりやすく、与信審査が必要です。返却時の搬出費や原状回復の取り決めも確認が必要です。

リースが適しているケース

  • 初期投資を抑えつつ3年以上しっかり使いたい
  • 月額コストを平準化し、経費処理を簡素化したい
  • 計画的に最新機へ更新し、業務効率を維持したい

購入のメリット・デメリット

メリット

所有権は自社に帰属。新品・中古含め選択肢が広く、長期運用での総コスト最小化が狙えます。補助金・助成金の対象になりやすい点もプラス（制度要件は要確認）。不要になれば売却・譲渡も可能で運用の自由度が高いです。

デメリット

初期費用が大きく、固定資産計上・減価償却・固定資産税など経理の手間が増えます。入れ替え頻度が下がりがちで、機能の陳腐化や電力効率面のロスが残ることも。保守・廃棄の段取りも自社で管理が必要です。

購入が適しているケース

  • 資金余力があり、長期（7年以上）の腰を据えた運用を想定
  • 資産計上・自由な処分を重視
  • 特定機種を細かくカスタマイズして使いたい

レンタルのメリット・デメリット

メリット

短期・臨時利用に強く、審査不要で即導入しやすいのが魅力の一つです。途中解約や台数増減に柔軟で、移転までのつなぎやイベント・現場事務所・選挙事務所に最適です。

デメリット

月額はリースより割高になりやすく、機種の選択肢は限定的です（中古中心）。長期運用ではコスト効率が悪化しがちです。保守内容が別料金の契約もあるため精査する必要があります。

レンタルが適しているケース

  • 利用期間が数日～数カ月のスポット／プロジェクト
  • 与信審査を避けてすぐ使いたい
  • 移転・開設準備中の暫定運用

主要項目の比較早見表

項目リース購入レンタル
初期費用不要必要必要（少額～）
月額負担あり（経費処理しやすい）なしあり（割高傾向）
契約期間3～6年が中心なし数日～数年
途中解約原則不可―可能
所有権リース会社自社レンタル会社
経理処理経費／資産計上なし資産計上・減価償却経費
機種選択新品・指定しやすい新品／中古から自在限定的（中古中心）

リースは資金繰りを安定させながら最新機種を導入でき、購入は長期利用によってコストを抑えて資産化でき、レンタルは短期プロジェクトや緊急対応に活用できます。

重要なのは「自社の利用年数・資金計画・必要機能・柔軟性」を基準に比較することです。3年後の業務量や印刷環境を見据え、保守料を含めた総コストで検討することが、最適な導入につながります。

複合機リース・購入・レンタルのよくある質問

Q1. リース期間はどのくらいですか？　6年契約は不利になりますか？

A. 一般的に契約期間は3～6年です。5年契約が標準とされますが、6年契約を選ぶことで月額費用をさらに抑えられる場合もあります。耐用年数や保守体制を確認した上で、自社の利用状況に合わせて検討するとよいでしょう。

Q2. リースは途中解約できますか？

A. 原則として契約期間中の途中解約はできません。解約する場合は残期間分の費用を精算する必要があります。短期利用の可能性がある場合は、レンタルの利用を検討するのが安心です。

Q3. リース契約に審査はありますか？　個人事業主でも契約できますか？

A. リース契約には審査があります。法人だけでなく、個人事業主でも契約可能なケースがありますが、必要書類や保証の有無はリース会社によって異なります。

Q4. カウンター料金には何が含まれますか？　トナーは別ですか？

A. カウンター料金には、一般的に保守（点検・修理・部品交換）費用とトナーなどの消耗品代が含まれます。用紙代は含まれないことが多いため、事前に契約内容を確認しておくことが大切です。

Q5. モノクロ印刷にしたつもりでもカラー課金されることはありますか？

A. 原稿やドライバ設定がカラーになっていると、モノクロ印刷のつもりでもカラーとしてカウントされる場合があります。自動色判定機能を利用したり、プリンタ設定を共通化しておいたりすることで防止できます。

Q6. 印刷速度はどうやって選べばいいですか？

A. 目安としては月間印刷枚数に応じて選ぶと失敗が少ないです。

  • ～3,000枚/月：20～25枚/分
  • 3,000～6,000枚/月：25～35枚/分
  • 6,000枚以上/月：35枚/分以上

繁忙期の利用や大量印刷がある場合は、一段上の速度を選ぶと安心です。

Q7. 中古複合機はリースできますか？

A. リース契約は新品が基本であり、中古機は対象外となることがほとんどです。中古を導入する場合は、現金購入やレンタルを利用するのが一般的です。

Q8. 導入までの流れはどうなりますか？

A. 一般的な流れは以下のとおりです。

  1. 要件のヒアリング
  2. 機種選定と見積もり
  3. リース会社の審査
  4. 契約締結
  5. 搬入・設置・ネットワーク設定
  6. 利用開始

パソコン台数やスキャン運用などの要件を事前に共有しておくとスムーズです。

Q9. リース満了後はどうなりますか？

A. 満了後は、機種の入れ替え・返却・再契約（再リース）といった選択肢があります。機器の状態や利用状況を踏まえて判断するとよいでしょう。

Q10. 会社規模ごとの導入目安はありますか？

A. あくまで目安ですが、以下のような例があります。

  • ～10名：A3カラー1台（25枚/分程度）＋小型A4機1台
  • ～30名：A3カラー1台（30～35枚/分）＋A4機増設
  • ～100名：フロアごとにA3カラー（40枚/分以上）を配置し、スキャナ機能を集中管理

まとめ

コピー機のリース料金は、本体代だけでなく契約年数や保守内容、印刷枚数で大きく変わります。月額料金の安さに飛びつくと、想定外のコストや制約に悩まされることも少なくありません。だからこそ、リース・購入・レンタルの違いを整理し、自社の利用期間や予算、必要な機能を見極めた上で選ぶことが大切です。契約前には必ず複数社の見積もりを取り、保守やカウンター料金を含めた総コストで比較するのが失敗しないコツです。この記事を参考に、最適な方法でコピー機を導入しましょう。