オフィスで複合機を見かけても、コピー機やプリンターと何が違うのか、うまく説明できない方は少なくありません。違いがあいまいなまま導入すると、必要な機能が足りなかったり、反対に使わない機能にコストをかけたりするおそれがあります。
複合機は、いわば書類業務を1台にまとめる「オフィスの司令塔」のような存在です。当記事では、複合機の基本、できること、ほかの機器との違い、選び方のポイントまで初心者にもわかりやすく解説します。
目次
複合機とは？初心者でも分かる基本
オフィスでよく見かける複合機ですが、具体的にどのような役割を持つ機器なのか、正確に理解している方は多くありません。コピー機やプリンターとの違いが曖昧なまま使っているケースも少なくないでしょう。
ここでは、複合機の基本的な仕組みや位置づけを整理しながら、初心者でもイメージしやすいように解説します。
複合機とは「複数の機能を1台にまとめた機器」
複合機は、コピー・プリント・スキャンを中心に、機種によってはFAXなども1台にまとめたオフィス機器です。紙の原稿を光で読み取り、データとして処理し、出力や送信を行う仕組みを持っています。
業務用ではレーザー方式（レーザープリントエンジン）が多く採用され、高速かつ安定した出力が可能です。カラー印刷では複数の色を重ねて表現し、幅広い用途に対応できます。
加えて、機種によっては利用者ごとの認証やネットワーク連携にも対応しており、オフィス全体で共有しやすい設計です。複数の役割を1台で担う点が大きな特徴と言えます。
コピー機・プリンターとの関係
複合機は、コピー・プリント・スキャンなどの機能を1台に統合したデジタルオフィス機器です。コピー機は紙の原稿を複製することに特化した機器であり、プリンターはデータを印刷する役割を持ちます。
複合機はこれらの機能に加えて、スキャンやFAXなども備えた構造です。印刷の仕組みを共有しながら機能を拡張しているため、効率よく運用できます。
家庭用のプリンターと比べると耐久性が高く、業務用途に適した設計です。単体の機器を組み合わせるのではなく、1台でまとめて扱える点が違いです。
オフィスで使われる理由
複合機はオフィス業務を効率化するために導入されています。複数の機器を1台に集約することで、印刷・スキャン・送信といった一連の作業をスムーズに行えるようになり、業務全体の流れを整えやすくなります。
主な理由は次のとおりです。
- 印刷・スキャン・送信を1か所で完結できる
- 機器間の移動が減り、作業時間の短縮につながる
- 設置スペースを抑えられ、レイアウトの自由度が高まる
- 操作が統一されており、習得しやすい
- 消耗品やメンテナンスを一元管理できる
- ネットワーク連携により、複数人で共有しやすい
このように、複合機は単なる機能の集約にとどまらず、業務の分断や待ち時間を減らし、オフィス全体の生産性向上につながる設備として選ばれています。
複合機でできること
複合機は単なるコピー機ではなく、さまざまな業務を1台でこなせる多機能なオフィス機器です。日常的に使っている機能もあれば、意外と活用されていない便利な機能もあります。
ここでは、複合機でできる主な機能と役割を整理します。まずは「何ができるのか」を把握することで、その後の選び方や必要性の理解がしやすくなります。
コピー・プリント機能（出力の役割）
コピー・プリント機能は、書類を形にする基本的な役割を担う機能です。紙の原稿をそのまま複製するコピー機能と、パソコンのデータを印刷するプリント機能が一体となっているため、日常の書類作成がスムーズに進みます。
対応機種やオプション構成によっては、ホチキス留めや穴あけまで自動で行えます。会議資料や報告書の準備にかかる手間を減らせるため、業務効率の向上につながります。
スキャン・FAX機能（データ化と送信）
スキャン・FAX機能は、紙の情報をデータに変え、相手に届ける役割を担います。スキャン機能を使えば紙の書類をデータ化でき、保管や共有がしやすくなるのが特徴です。
機種によっては、OCR機能により文字を読み取って検索しやすいデータとして保存でき、必要な情報を見つけやすくなる点も便利です。FAX機能は書類をそのまま送信できるため、取引先とのやり取りにも対応できます。
複数の原稿をまとめて読み取れる仕組みも備わっており、作業効率の向上にもつながります。
コピー機・プリンターとの違い
複合機を理解する上で、多くの人がつまずきやすいのがコピー機やプリンターとの違いです。それぞれ似た役割を持つため、混同してしまうのも無理はありません。
ここでは、各機器の特徴を整理しながら、なぜオフィスでは複合機が主流となっているのかを明確にしていきます。
コピー機と複合機の違い
コピー機と複合機の違いは、使える機能の幅にあります。コピー機は紙の原稿を複製することに特化した機器で、シンプルな操作で素早く出力しやすい点が特徴です。
一方、複合機はコピーに加えて、印刷やスキャン、FAXなども1台でこなせます。違いを整理すると、以下のとおりです。
| 項目 | コピー機 | 複合機 |
|---|---|---|
| 主な役割 | 紙の原稿を複製する | コピーに加えて印刷・スキャン・FAXも行う |
| 対応できる業務 | コピー中心 | 書類の出力・保存・送信まで幅広く対応 |
| データ連携 | 基本的に弱い | パソコンやネットワークと連携しやすい |
| 向いている場面 | 複写作業を中心に行う場面 | オフィス業務全体をまとめて処理したい場面 |
紙をそのまま複製するだけならコピー機でも対応できますが、現在のオフィスでは紙とデータを行き来する作業が増えています。業務全体をカバーしやすい点から、複合機が選ばれる場面は多くなっています。
プリンターと複合機の違い
プリンターと複合機の違いは、印刷以外の業務までカバーできるかどうかです。プリンターはパソコンのデータを紙に出力することが中心で、家庭や小規模な環境でも使いやすい機器です。
一方、複合機は印刷に加えて、コピー・スキャン・FAXまで1台で対応できます。役割の違いを表で整理すると、理解しやすくなります。
| 項目 | プリンター | 複合機 |
|---|---|---|
| 主な役割 | データを紙に印刷する | 印刷に加えてコピー・スキャン・FAXも行う |
| 対応できる業務 | 印刷中心 | 書類業務全体に対応 |
| 耐久性 | 家庭用や小規模向けが多い | 業務用として大量出力に対応しやすい |
| 向いている場面 | 印刷だけで足りる環境 | 書類作成から共有までまとめて行いたい環境 |
少ない部数の印刷だけで十分な職場ならプリンターでも対応できます。ただし、大量印刷が必要だったり、書類をコピーしたり、データ化して保存したり、送信まで行ったりする業務がある場合は、複合機の方が効率的です。
単体の機器ではなく、業務全体を支える設備として使える点が大きな違いです。
複合機がオフィスで必要な理由
複合機は多機能で便利なだけでなく、オフィス全体の業務効率やコストにも大きく関わる重要な設備です。もし複数の機器を分けて運用すると、思わぬ手間や無駄が発生することもあります。
ここでは、複合機の機能が実際の業務でどのような価値を生むのか、効率やコストの観点から具体的に解説します。
機器が分かれていると非効率になる
複数の機器を分けて運用すると、業務の流れが分断されて効率が下がります。印刷した書類をスキャナーまで持ち運んでデータ化したり、FAX機まで移動して送信したりする作業は、移動と操作が増える分だけ時間を消費します。
機器ごとに操作方法が異なるため、覚える手間も増えやすいです。配線や設置場所が複雑になり、トラブル対応にも時間がかかります。結果として、日々の細かなロスが積み重なり、全体の生産性に影響を与えます。
業務を止めないためには、流れを一本化する視点が重要です。その手段として、複数の機能を1台に集約できる複合機の導入が有効とされています。
業務を1台で完結できる
複合機を導入すると、書類業務の流れを1台でまとめて処理できるようになります。例えば、紙の資料をコピーしたあと、そのままスキャンしてデータ化し、メールや共有フォルダに送信するといった一連の作業を、その場で完結させることが可能です。
複数の機器を使う場合は、「印刷→移動→スキャン→移動→送信」と工程が分かれますが、複合機であれば操作の切り替えだけで連続して処理できます。作業の途中で手が止まる場面が減り、業務の流れを途切れさせずに進めやすくなります。
また、自動原稿送り装置を使えば複数枚の書類もまとめて処理できるため、手作業によるセットや確認の手間も軽減することが可能です。こうした作業フローの短縮によって、日々の細かな時間ロスを抑えられる点が大きな特徴です。
コスト・スペースの最適化
複合機は機器を集約することで、コストとスペースの最適化に貢献します。複数の機器を設置する必要がなくなり、設置面積を抑えながらオフィスを有効に使えます。
消耗品やメンテナンスの管理も一本化されるため、メーカーによる全国対応の保守サービスも含めて管理しやすくなり、手間を軽減することが可能です。電力消費もまとめて管理できるため、無駄な電気代の削減が期待できます。
コピー機屋さん.comではリース契約を5年または6年でご案内しており、初期費用を抑えながら費用の見通しも立てやすくなります。限られた資源を効率よく使うための手段として有効です。
失敗しない複合機の選び方
複合機は種類や機能が多く、自社に合った機種を選ぶのは簡単ではありません。用途や印刷量、コストなどを考慮せずに選んでしまうと、導入後に使いにくさや無駄な費用が発生する可能性もあります。
以下では、複合機選びで押さえておきたいポイントを整理し、失敗しないための判断基準を解説します。
印刷枚数・用途で選ぶ
複合機は印刷枚数と業務内容に合わせて選ぶことが重要です。月間印刷枚数が少ない場合はシンプルな機種で十分ですが、大量印刷が発生する職場では処理能力の高い機種が必要になります。
営業資料が多い場合はカラー対応、契約書中心であればモノクロ高速機が適しています。スキャンやFAXの利用頻度も判断基準の一つです。
印刷量に合わない機種を選ぶと、処理速度の低下や故障リスクが高まります。実際の印刷量に合う機種を選ぶことで、安定した運用につながります。
なお、各メーカーの機種名である程度の印刷性能が分かるようになっています。
例えばコニカミノルタの「bizhub C361 i」であれば、「bizhub i」シリーズの「C（カラー対応機）」「36枚機（A4を1分あたり36枚出力可能）」という意味になるなどです。36枚機であれば月あたりの印刷枚数（CV=Copy Volumeと言われます）10,000枚前後…のように、月間どれだけ印刷するかによって適切な性能の目安があります。※
機種選びの参考にしてみて下さい。
※メーカーによって数値は異なります。
サイズ・カラーで選ぶ
複合機は用紙サイズとカラー対応の有無によって、使い勝手が大きく変わります。A3対応が必要な業務では対応機種を選ばないと、外部印刷が必要になることもあります。
カラー印刷が多い職場では、発色やコストを考慮した機種選びが欠かせません。設置スペースが限られる場合はコンパクトタイプを選ぶことで、オフィスの圧迫を防げます。
両面印刷機能があれば用紙代も削減することが可能です。実際の使い方に合った機種を選ぶことで、外注費や不要な印刷コストを抑えやすくなります。
コスト（リース・保守）で比較
複合機は本体価格だけでなく、運用にかかるコストまで含めて比較することが重要です。特に確認したいポイントは次のとおりです。
- 月額リース費用（初期費用の負担を抑えられる）
- カウンター料金（1枚あたりの印刷コスト）
- 保守契約の範囲（修理・部品交換の有無）
- 総コスト（数年単位での費用）
長期的な視点で判断することで、無駄な出費を防ぎやすくなります。見えにくいコストも含めて比較することがポイントです。
自社に合う機種選びが難しい理由
複合機選びが難しい背景には、検討すべき条件の多さがあります。印刷枚数やカラー比率、スキャン頻度などが組み合わさり、最適な機種を一つに絞り込むのは容易ではありません。
加えて、機種ごとの仕様は専門用語が多く、スペック表だけでは判断が難しく感じられます。将来の業務拡大を見越した選定も必要であり、短期的な視点だけでは不十分です。
見積もり条件も業者ごとに異なるため、比較に時間がかかります。判断が難しい場合は、専門家のサポートを検討すると安心です。
複合機の導入は専門業者への相談がおすすめ
複合機の選定は一見シンプルに見えて、実際には業務内容やコスト、運用方法まで踏まえた判断が求められます。そのため、情報だけで自己判断すると、最適な選択が難しいケースも少なくありません。
ここでは、専門業者に相談するメリットや、無料見積もりを活用する価値について解説します。
機種選定は専門知識が必要
複合機の機種選定は、見た目以上に難しい作業です。確認すべき主なポイントは次のとおりです。
- 印刷速度（1分間に出力できる枚数）
- 解像度（印刷のきめ細かさ）
- 原稿送り装置の容量（まとめて読み取れる枚数）
- ネットワークやセキュリティ対応
業務量に合っていない機種を選ぶと、待ち時間の増加や運用の負担につながります。全体を見据えた判断が求められます。
コストや運用で差が出る理由
複合機の運用コストは、「印刷コスト」「稼働停止リスク」「保守体制」の3点によって大きな差が生まれます。カウンター料金は1枚あたりの単価で積み重なるため、わずかな違いでも年間では大きな金額です。
紙詰まりが起きやすい機種では作業が止まり、業務全体に影響が出ることもあります。保守契約の内容によっては、修理費や対応時間に差が出る点も見逃せません。
適切な機種であれば、両面印刷や省エネ機能によって用紙代や電気代の削減が期待できます。導入時の判断が、その後の運用コストを大きく左右するといえるでしょう。
無料相談・見積もりのメリット
専門業者の無料相談や見積もりを活用すると、複合機選びの精度が大きく高まります。業務内容や予算に合わせて複数の機種を比較できるため、最適な選択がしやすい点が特徴です。
自社だけで調べる場合は情報が分散し、判断に時間がかかりがちです。一方、専門家が整理すると選択肢が明確になります。
複数社の見積もりを比較すれば、コストの適正な水準も把握しやすくなります。設置環境の確認やサポート体制の説明も受けられるため、導入後の不安軽減にもつながるでしょう。
まとめ｜複合機の基本と選び方を押さえて最適な導入を実現しよう
複合機は、コピー・プリント・スキャンを中心に、機種によってはFAXなども1台に集約できる、オフィス業務の中心となる機器です。機能や選び方を理解せずに導入すると、使いにくさや無駄なコストにつながるおそれがあります。
業務内容に合った複合機を選べば、作業効率の向上や管理負担の軽減が期待できます。機種選びに迷う場合は、専門知識をもとに最適な提案が受けられる無料相談の活用がおすすめです。
コピー機屋さん.comでは、用途や予算に応じた複合機の見積もりや相談に加え、リース（5年または6年）での導入提案やメーカーによる全国対応の保守サービスもご案内可能ですので、まずは気軽に問い合わせてみてください。
