複合機を導入する際に必ず検討しなければならないのが「保守契約」です。

日々の業務に欠かせない複合機は、突然の故障や不具合が発生すると業務が止まり、生産性に大きな影響を与えます。そこで重要になるのが、修理対応や消耗品供給、点検などを包括的にカバーする保守契約です。

しかし一口に保守契約といっても、カウンター保守・定額保守・スポット保守・キット保守など、いくつかの契約方式が存在します。料金体系やサービス範囲は大きく異なり、「自社にどの方式が合うのか」「どれが長期的にコストを抑えられるのか」と迷う担当者は少なくありません。さらに、契約条件の細部を見落とすと「消耗品は対象外だった」「対応が遅く業務に支障が出た」など、思わぬトラブルにつながることもあります。

本記事では、複合機の保守契約について、基本的な仕組み・契約方式ごとの特徴・費用感・メリット／デメリット・向いている企業タイプを分かりやすく整理します。また、契約時に注意すべきチェックポイントや、総保有コスト（TCO）を最小化する視点についても解説します。記事を読み終えたときには、自社にとって最適な保守契約の形がイメージでき、不要なコストやリスクを避ける判断ができるようになるはずです。

複合機の保守契約とは？基本の仕組み

複合機を導入する際、多くの企業が併せて検討するのが「保守契約」です。

一見するとメーカー保証と同じように思われがちですが、実際には役割やサービス範囲が大きく異なります。ここではまず、保守契約の基本的な位置づけを整理し、どのような場面で契約が必要になるのかを解説します。

保守契約とメーカー保証の違い

複合機を新品で購入した場合、メーカー保証が一定期間付帯します。これは「初期不良」や「通常使用で発生した不具合」を無償で修理する制度ですが、期間は1年間程度に限定され、対象外となるケースも多くあります。

一方、保守契約は保証期間が過ぎた後も、継続的に複合機を安心して利用できるようにする仕組みです。契約内容に応じて、修理費・部品代・出張費・定期点検・消耗品の供給などが含まれ、日常業務で発生しやすいトラブルにも対応してもらえます。

つまり、メーカー保証が「購入後の最低限の安心」を担保するものであるのに対し、保守契約は「長期的に安定して複合機を稼働させるための仕組み」といえます。

保守契約でカバーされる範囲

契約内容によって差はあるものの、一般的に保守契約に含まれる項目は次のとおりです。

  • 修理対応：故障や不具合が発生した際の技術者派遣・修理作業
  • 部品交換：ドラムユニットやローラーなど、摩耗部品の交換
  • 出張費：サービスマンの現地訪問にかかる交通費・作業費
  • 定期点検：トラブルを未然に防ぐための保守点検
  • 消耗品供給：トナーやインクなどの交換用消耗品を提供（契約方式による差あり）

これらが包括的にカバーされることで、突然のトラブルで業務が止まるリスクを減らすことができます。特に印刷業務の多い企業では、保守契約の有無が業務効率に直結します。

保守契約を検討すべき企業の特徴

では、どのような企業に保守契約が必要なのでしょうか。典型的なケースを整理すると次のようになります。

  1. 印刷量が多い企業：

営業資料や教育機関の教材など、大量に印刷する場面ではトラブルの頻度も高く、契約による安心感が大きなメリットになります。

  1. カラー印刷を多用する企業：

カラー印刷はトナーの消耗が早く、部品の摩耗も起きやすいため、保守契約で消耗品や部品交換をカバーしておくほうがコスト管理しやすくなります。

  1. 中古複合機を導入している企業：

中古機は購入価格が安い反面、トラブルが発生しやすい傾向があります。スポット修理では費用が高額になりやすいため、保守契約を結んでおいたほうが安心です。

  1. 拠点が複数ある企業：

本社・支社・店舗など、複数拠点で複合機を利用している場合、現場ごとにトラブルが発生するリスクが増えるため、契約による対応体制があるほうが効率的です。

保守契約は、単なる修理サービスではなく「複合機を長期的に安定稼働させるための保険」ともいえる存在です。特に印刷量やカラー利用が多い企業、また中古機を利用する企業にとっては、突発的なトラブルを避け、業務を止めないための必須要素になります。

次章では、具体的にどのような契約方式が存在し、それぞれがどのような特徴を持つのかを解説していきます。

複合機の保守契約方式とその仕組み

複合機の保守契約にはいくつかの方式があり、それぞれ料金の仕組みやサービスの範囲に違いがあります。契約前にしっかり理解しておくことで、予算の見積もりや運用計画を立てやすくなります。ここでは代表的な4つの契約方式について、その特徴を詳しく解説します。

カウンター保守

カウンター保守契約は、複合機の保守契約の中でももっとも一般的な方式です。

仕組みはシンプルで、モノクロ印刷とカラー印刷それぞれに1枚あたりの料金をあらかじめ設定しておき、実際に使用した枚数をカウントして料金が決まるというものです。例えば「モノクロ2円／枚、カラー15円／枚」といった形で単価が設定され、毎月の使用枚数に応じて請求額が算出されます。

カウンター保守には、料金以外にも大きな特徴があります。通常は次のサービスが含まれており、追加料金なしで利用できます。

  • 毎月のカウンター料金を支払うことで、定期的なメンテナンスが受けられる
  • トナーは全色無償提供されるため、消耗品の追加費用を気にせず利用できる
  • 故障が発生した場合も、修理費・部品交換費用・技術者の出張費が契約範囲内で無償対応される

このようにカウンター保守は、印刷枚数に比例して料金が変動する一方で、修理・点検・消耗品供給がすべて含まれる包括型の契約といえます。印刷量が多い企業や、業務に支障をきたさない安定運用を重視する企業に選ばれるケースが多い方式です。

定額保守

定額保守は、印刷枚数に関係なく毎月の料金が一定になる方式です。

契約内容には修理対応や点検サービス、さらに一定範囲の消耗品供給が含まれるケースもあります。特徴は、月々のコストが固定化されることで、会計処理や予算管理をシンプルにできる点です。

契約には「上限枚数」が設定されている場合があり、その範囲内であれば印刷がどれだけ増えても追加料金は発生しません。ただし、上限を超えると超過単価が発生する仕組みになっていることも多いため、印刷量が安定している企業には向きますが、変動が大きい場合は契約条件をよく確認する必要があります。

スポット保守

スポット保守は、定期的な契約を結ばずに、故障や不具合が発生したときだけ対応を依頼する方式です。

この場合、出張費・作業費・部品代などをその都度支払います。契約料が発生しないため、普段ほとんど複合機を使わない企業や、印刷を外注していて社内利用が少ない企業に適しています。

ただし、突発的に大きなトラブルが発生した場合は修理費用が高額になることがあるため、コストリスクを十分に理解した上で選ぶ必要があります。

キット保守

キット保守は、特定の消耗品を購入することで保守サービスを受けられる契約方式です。代表的なものとしては、トナーを正規ルートで購入することで、複合機に不具合が発生した際に修理や点検といったサポートを受けられる仕組みがあります。

この契約形態では、トナー代金に保守費用が含まれている形となり、別途カウンター料金などを支払わずに保守対応を受けられるのが特徴です。消耗品の購入を前提とするため、一定の部品交換やメンテナンスが計画的に行われ、安定した運用につながります。

複合機の保守契約には、カウンター保守・定額保守・スポット保守・キット保守といった主要な方式があり、それぞれ料金体系やサービス範囲に大きな違いがあります。仕組みを正しく理解しておくことで、自社の利用状況に合った契約を選ぶための前提が整います。次の章では、これらの方式ごとのメリットとデメリットを比較し、より具体的に検討するための材料を整理していきます。

複合機保守契約のメリット・デメリットを方式別に比較

複合機の保守契約は方式によって料金やサービス範囲が異なるため、それぞれの特徴を理解した上で選ぶ必要があります。ここでは代表的な4つの契約方式について、メリットとデメリットを整理します。

カウンター保守のメリットとデメリット

メリット

  • 印刷枚数に応じた従量課金制のため、利用量に比例して費用が明確になる
  • トナーや部品交換、出張修理などが含まれるケースが多く、突発的な追加費用が発生しにくい
  • 定期メンテナンスも契約範囲に含まれるため、安定稼働を維持しやすい

デメリット

  • 「最低印字枚数」が設定されていると、印刷量が少なくても一定料金を支払う必要がある
  • 大量印刷になるとカウンター料金の積み重ねでコストが大きくなりやすい

定額保守のメリットとデメリット

メリット

  • 印刷量に関わらず毎月の料金が固定されるため、予算を立てやすい
  • 契約範囲内であれば突発的な修理費用や部品交換費用が発生せず、会計処理もシンプル
  • 上限枚数まで印刷しても追加費用がかからないため、安定的に一定枚数を利用する企業に適している

デメリット

  • 印刷枚数が少ない月でも同額を支払うため、利用量が少ない企業には割高になりやすい
  • 上限枚数を超えると追加費用が発生し、想定以上のコストになる可能性がある
  • カウンター保守に比べると柔軟性が低く、変動の大きい利用環境には不向き

スポット保守のメリットとデメリット

メリット

  • 契約料が不要で、使った分だけ支払えばいい
  • 印刷頻度が少ない企業や、複合機を予備的に設置している場合にコストを抑えられる
  • 契約に縛られないため、自由度が高い

デメリット

  • 故障時には出張費・部品代・作業費がすべて有償となり、突発的な出費が大きくなりやすい
  • 定期メンテナンスが含まれないため、トラブルを未然に防ぎにくい
  • 長期間使い続ける場合は、結果的に契約型の保守より割高になる可能性がある

キット保守のメリットとデメリット

メリット

  • トナー料金に保守費用が含まれているため、カウンター料金が不要でコスト管理がしやすい
  • トナーを購入すれば保守が受けられる仕組みのため、契約や支払いがシンプルで管理負担を軽減できる
  • 印刷枚数が少ない、または不規則な企業でも利用しやすく、月間400枚以下の利用に適している
  • 正規トナーを利用している限り、不具合時の修理・点検を追加費用なしで受けられる

デメリット

  • 対象外の部品やサービスはカバーされないため、包括的なサポートを求める場合は別契約が必要
  • 印刷枚数が多い企業では、トナー消費が増える分、コストが高くなる可能性がある
  • 非正規トナーを利用すると保守が受けられなくなるため、調達ルートの制限がある

≪複合機の保守契約タイプ別メリット・デメリット≫

契約タイプメリットデメリット
カウンター保守料金が明確／トナー無料枚数が少ないと割高
定額保守コストが一定で予算管理しやすい使用枚数が少ないと損になる
スポット保守必要時だけ支払い故障時に高額になりやすい
キット保守部品交換で長く使える非正規のトナーを買うと保守が受けられなくなる

カウンター保守・定額保守・スポット保守・キット保守には、それぞれ明確なメリットとデメリットがあります。印刷量の大小や利用頻度、予算の安定性など、自社の利用環境によって最適な契約は異なります。

次の章では、これらの方式がどのような企業タイプに向いているのかを具体的に解説していきます。

企業タイプ別に見るおすすめの複合機保守契約

複合機の保守契約は、企業の規模や業種、印刷量の特性によって最適な方式が変わります。ここでは代表的なケースを取り上げ、それぞれに合う契約形式を紹介します。

大量印刷を行う企業（営業資料・教育機関・印刷業など）

営業部門で大量の資料を印刷する企業や、テスト・配布物が多い教育機関、さらには社内印刷を多用する印刷関連業は、月間印刷量が多いのが特徴です。

基本的にカウンター保守がおすすめですが、毎月の印刷量が上限に達しない場合や月々の支払いを一定にしたい場合は、定額保守も選択肢に入ります。

おすすめ：カウンター保守・定額保守

印刷頻度が極端に少ないオフィス（士業・デザイン事務所など）

顧客向けの印刷物は外注するケースが多く、社内での印刷はごくわずかという企業では、固定費型の契約は割高になりがちです。必要な時のみ利用できる方式が、コスト面でもっとも効率的です。

おすすめ：スポット保守

使用枚数が不規則・少なめな企業（小規模オフィス・個人事業主など）

印刷の利用が毎月一定ではなく、繁忙期と閑散期で差が大きい場合や、そもそも印刷枚数が少ない企業には、キット保守が向いています。トナー料金に保守費用が含まれているため、月額のカウンター料金が不要で、コストを効率的に抑えることができます。

特に月間400枚以下の規模であれば、必要なときにトナーを購入し、その都度保守も受けられるため無駄のない運用が可能です。

おすすめ：キット保守

複合機の保守契約は「どの方式が優れているか」ではなく「どの企業に合うか」で選ぶのが重要です。印刷量や利用頻度、予算の安定性を基準に考えることで、無駄なコストを避けつつ業務を止めない最適な契約が見えてきます。

複合機保守の料金相場

複合機の保守契約を検討する際に、多くの企業がもっとも気にするのは「料金相場」です。契約方式ごとに基本料や単価、さらには消耗品の扱いが異なるため、正しく理解しておかないと予想以上のコストがかかることもあります。ここでは、代表的な保守契約方式ごとの料金相場を整理し、費用を見積もる上での参考になる情報を解説します。

カウンター保守の料金相場

カウンター保守は、もっとも一般的な契約方式で「カウンター料金制」とも呼ばれます。毎月の基本料に加えて、印刷した枚数に応じた単価が課金される仕組みです。相場は以下のとおりです。

  • 基本料：月額3,000～5,000円程度
  • モノクロ単価：2円／枚
  • カラー単価：15円／枚

試算例：モノクロ3,000枚・カラー500枚を印刷する場合

「モノクロ（2円×3,000枚＝6,000円）＋カラー（15円×500枚＝7,500円）＋基本料4,000円」＝合計17,500円程度が目安になります。印刷量に比例するため、利用が多い月はコストが大きくなりますが、トナーや修理対応が含まれるため突発的な出費は発生しにくいのが特徴です。

定額保守の料金相場

定額保守は、毎月の料金が固定される方式です。印刷枚数に関わらず費用が一定になるため、コストを平準化したい企業に適しています。相場は以下のとおりです。

  • 月額料金：10,000～30,000円程度
  • 上限枚数：モノクロ5,000枚／カラー1,000枚前後
  • 超過単価：モノクロ2円／枚、カラー15円／枚

試算例：モノクロ5,000枚・カラー1,000枚を印刷する場合

上限枚数内であれば月額10,000～30,000円に収まります。仮に同条件をカウンター保守で契約すると30,000円程度になるため、印刷量が安定している企業にとっては定額保守のほうがメリットが大きい場合が多いかもしれません。

スポット修理の料金相場

スポット修理は、契約料が不要で、故障が発生したときにその都度費用を支払う方式です。相場は以下のとおりです。

  • 出張費：10,000～20,000円
  • 作業費：5,000～15,000円／時間
  • 部品代：数千円～数万円

試算例：紙詰まりや部品交換を伴う修理で「出張費15,000円＋作業費10,000円＋部品代5,000円」となった場合

合計30,000円前後が必要になります。普段ほとんど使わない企業にとっては経済的ですが、トラブル頻度が高い環境では突発的なコスト増につながります。

キット保守の料金相場

キット保守は、トナーを購入することで保守サービスが付帯する契約方式です。トナー料金に修理や点検などの費用が含まれているため、別途の保守料金は不要です。

料金相場の目安は以下のとおりです。

  • ブラックトナー：1本あたり約21,000円
  • カラートナー：1本あたり約12,000円

（※メーカーや機種によって変動あり）

例えば、1年間にブラックトナーを2本（約21,000円×2）、カラートナーを3本（約12,000円×3）購入した場合、年間のトナー購入費用はおよそ78,000円程度となります。

この費用に保守サービスも含まれているため、印刷枚数が少ない企業や利用が不規則な企業にとって、コストを抑えながら安心して利用できる仕組みです。

保守契約における消耗品費用の相場

保守契約の料金を考える上で忘れてはいけないのが「消耗品の扱い」です。トナーやドラムなどは契約に含まれる場合とそうでない場合があり、年間コストに大きく影響します。相場は以下のとおりです。

  • トナー：1本あたり10,000～20,000円前後
  • ドラムユニット：数万円～10万円程度

印刷枚数が多い企業では、消耗品費が大きな負担になりやすいため、契約に含まれるかどうかを必ず確認する必要があります。

複合機保守の料金相場は、契約方式によって大きく異なります。カウンター保守は印刷量に応じた柔軟性があり、定額保守はコストの平準化に適しています。スポット修理は使用頻度が低い場合に経済的であり、キット保守は印刷枚数が少ない企業や月ごとの利用が不規則な企業に向いています。

また、消耗品費用の扱いによっても総コストは変動するため、契約内容を確認することが欠かせません。企業は自社の印刷量や利用状況に応じて最適な方式を選び、長期的なコストバランスを見極めることが重要です。

保守契約の注意点と確認すべきポイント

複合機の保守契約を結ぶ際には、料金や契約方式だけでなく、契約書に記載された条件を細かく確認することが不可欠です。ここを見落とすと「想定外の費用が発生した」「必要なときに対応が受けられない」といったトラブルに直結します。以下では、契約前に必ず確認しておくべき重要なポイントを整理します。

保守範囲に含まれない項目

契約内容によっては、消耗品（トナー、ドラムユニット、定着ユニットなど）やユーザーの操作ミスによる故障は対象外とされる場合があります。特に「トナーは無償だがドラムは有償」といったケースは多く、保守範囲をあいまいにしたまま契約すると予期せぬコストが発生します。契約書に記載された対象範囲を事前に明確に確認しましょう。

落下や水ぬれなど外的要因による破損、ネットワーク設定やソフトウェア関連のトラブル対応なども対象外とされやすいポイントです。営業担当者に「対象外リスト」を提示してもらい、想定外の請求が起きないよう確認しておくと安心です。

対応速度

複合機が故障すると、業務全体に大きな支障をきたします。そのため、トラブル発生時にどれだけ迅速に対応してくれるかは非常に重要です。契約によっては「4時間以内に駆けつけ」「翌営業日対応」などのSLA（サービスレベル保証）が設けられています。対応拠点から自社までの距離や、緊急時の体制を確認することが安心につながります。

都市部では即日対応が可能なケースが多い一方、地方や山間部では翌日以降の対応となる場合も少なくありません。また、対応の有無だけでなく「代替機の貸与」が用意されているかどうかも、業務を止めないためには大きな判断基準となります。

契約書で特に確認すべき項目

契約書をチェックする際には、以下の項目を重点的に確認するのがおすすめです。

  • 保守範囲（修理・点検・消耗品の有無）
  • 解約の可否と違約金の有無
  • 故障時の対応時間（SLA）
  • 料金に含まれるサービスと対象外サービス

加えて、料金に関する「改定の可能性」も確認が必要です。物価上昇や複合機の耐用年数を超えた後の保守料金変更が契約書に明記されているケースもあり、長期的なコスト管理に直結します。

保守契約の注意点は「契約範囲」「契約期間と更新条件」「対応速度」に集約されます。さらに、契約書の細部を確認しないまま契約すると、想定外の費用や制約が発生する可能性が高まります。対象外項目や違約金、料金改定の条件を事前に明確にし、自社の業務に合ったサポート体制が整っているかを慎重に見極めることが、安心して複合機を運用するための最大のポイントです。

まとめ

複合機の保守契約は、単なる「修理サービス」ではなく、業務を止めないためのリスクマネジメントそのものです。

カウンター保守・定額保守・スポット保守・キット保守といった方式は、それぞれ料金体系やサービス範囲に違いがあり、どれが最適かは「印刷量」「利用頻度」「予算の安定性」「業務リスクの許容度」によって変わります。

重要なのは、料金だけで判断せず、契約範囲や対応速度を含めて総合的に比較することです。トナーや部品交換といった消耗品の扱いも見落としがちなポイントであり、長期的なコストに大きく影響します。

本記事で解説した各方式の特徴と料金相場を参考に、自社の印刷環境や業務リスクを見直してみてください。最適な保守契約を選ぶことで、無駄なコストを避けつつ、安定したオフィス運営と生産性向上につながるでしょう。