コピー機の紙詰まりやエラーが続くと、印刷作業が止まるだけでなく、担当者の対応負担や社内の業務にも影響が出ます。一方で、保守契約の内容や費用が分かりにくく、「今のメンテナンス体制が適切なのか判断できない」と感じている企業も少なくありません。

コピー機は、使い方や印刷量によって適したメンテナンス方法が変わる機器です。メンテナンスはメーカーや販売店が担うケースが多く、重要なのは自社の利用状況に合った体制になっているかどうかです。

当記事では、コピー機メンテナンスの基本から、スポット修理と保守契約の違い、見直しの判断ポイントまでを整理し、安定稼働とコスト最適化を両立する考え方を解説します。

コピー機のメンテナンスの基本的な考え方

コピー機のメンテナンスは、故障後の対応ではなく、業務を止めないために先回りで整える取り組みです。内部には消耗品や可動部品が多く、使用を重ねるほど劣化が進みます。点検や部品交換を怠ると不具合が連鎖し、突発的な停止につながりやすくなります。

そのため、日常的な清掃に加え、専門業者による定期点検や保守対応を組み合わせた体制が重要です。また、設置環境も故障リスクに影響します。砂ぼこりが多い場所や喫煙スペースの近くでは、部品の汚れや劣化が進みやすく、結果としてトラブルが起きやすくなるため、できるだけ清潔な環境での設置が望まれます。

印刷枚数や利用状況に応じて管理方法を見直すことで、安定稼働とコスト抑制の両立につながります。

コピー機に定期的なメンテナンスが必要な理由

コピー機を安定して使い続けるためには、定期的なメンテナンスが欠かせません。

  • 消耗品・可動部品が多い

コピー機内部にはローラーやセンサーなどの部品が多く、使用を重ねるほど摩耗や汚れが進みます。

  • トラブルの予兆を早期に発見できる

定期点検により、紙詰まりや印刷不良につながる劣化を事前に把握しやすくなります。

  • 業務の中断リスクを抑えられる

突然の故障を防ぐことで、印刷停止による業務ロスを減らせます。

  • 機器を長く使い続けられる

人の健康診断と同様に、状態確認を怠らないことでコピー機の寿命延長につながります。

定期的なメンテナンスは、故障対応ではなく業務を止めないための予防策として捉えることが重要です。

よくあるコピー機のトラブル例

コピー機の不調は、突然起きるように見えて、実際には小さな異変の積み重ねで発生するケースが大半です。代表的なトラブルを把握しておくことで、早めの対応や予防につなげやすくなります。

トラブル内容主な原因予防の考え方
紙詰まり給紙部の汚れ、湿度変化定期清掃、用紙管理
エラー表示センサー誤作動、部品劣化定期点検、早期交換
印刷品質低下定着部・消耗品劣化消耗品の計画交換
起動しない電源系トラブル、老朽化保守対応、更新検討

表に挙げたトラブルは、日常清掃や定期点検で防げるものが多く含まれます。

コピー機のメンテナンスの主な対応方法

コピー機のメンテナンスには、日常的なセルフ対応から、必要に応じた修理依頼、継続的な保守契約まで複数の方法があります。ここでは、代表的な対応方法を整理し、それぞれの特徴と向き不向きを解説します。

保守契約とは

保守契約とはメーカーと結ぶもので、契約していると、コピー機の不調時のサービスマン派遣やメンテナンスや、トナー切れ時の配送などの対応を追加費用なしで受けられます。

保守契約には主に「カウンター保守」「キット保守」「年間保守」の3種類があり、メーカーによってこの機種はカウンター保守が使用可、キット保守が使用可など定められています。現状はほとんどの機種でカウンター保守が適用される場合が多いです。

保守契約を結ばず、スポット修理という選択肢

スポット修理は、保守契約を結ばずトラブルが起きたときだけ修理を依頼する方法です。印刷枚数が月100枚も行かないなど少なく、コピー機停止の影響が限定的な場合に向いています。保守契約を結ばないため、固定費を抑えられる点が大きなメリットです。

一方で、一度不具合が出てしまうとメンテナンス対応費がかなり高額になることが多く、具体的にはサービスマンの訪問やパーツの交換などで数万円～数十万円になる場合があります。また故障内容によっては、復旧まで数時間から半日程度かかることもあり、繁忙期には業務が止まるリスクを抱えます。旧機種では部品調達に時間がかかる点にも注意が必要です。

保守契約（カウンター保守）の仕組み

カウンター保守契約は、月額基本料と印刷枚数に応じた料金（カウント単価×印刷枚数）を支払うことで、修理・部品交換・トナー補充などを、まとめて任せる仕組みです。

印刷量が多い職場や、コピー機停止が業務に直結する環境では安心感があります。

保守契約（キット保守）の仕組み

キット保守契約は、トナーが切れた時にトナー料金を支払うことで、修理・部品交換などを任せる仕組みで、カウンター保守のように月額がかかることはありません。トナーはメーカーによりますが、1本1万円～2.5万円前後かかります。印刷量が少ない会社様に向いています。

保守契約とスポット修理の違い

コピー機のメンテナンス方法は、大きく分けて「スポット修理」と「保守契約」の2つがあります。両者の違いは、費用のかかり方と故障時の業務リスクの考え方にあります。

比較項目スポット修理保守契約
費用の特徴故障時のみ実費月額＋印刷枚数に応じた料金
業務停止リスク停止の影響を受けやすい停止時間を抑えやすい
向いている利用状況印刷量が少ない印刷量が多い

スポット修理はコストを抑えやすい反面、トラブル発生時の影響を受けやすい方法です。一方、保守契約は月額費用がかかるものの、対応スピードや印刷品質が安定しやすくなります。

メンテナンス体制を比較する際のチェックポイント

コピー機のメンテナンスは、メーカー対応または販売店による自社メンテナンスが一般的です。両者には、対応体制やサポート範囲に違いがあります。

以下では、確認しておきたいポイントを整理します。

対応スピード・サポート時間

コピー機トラブルで重視すべき点は、復旧までの速さです。初動が遅れると、紙詰まりやエラーが連鎖し、業務全体が止まります。

契約内容や地域にもよりますが、一般的には通報から数時間以内の対応が目安とされます。

さらに、電話やリモートによる遠隔診断が整っていれば、訪問前に解決するケースも増え、業務ロスを最小限に抑えられます。

またメーカーや販売店は基本的に土日は休業日となり対応が出来ませんが、土日対応のオプションに加入することでメーカーのメンテナンスを受けることが可能になります。

代替機対応の有無

修理中に業務を止めないためには、代替機の有無が重要です故障当日に同等性能の機器を設置できる体制であれば、業務継続が可能です。

無償貸与の条件や貸与期間も確認したいポイントです。在庫を十分に確保している業者ほど、繁忙期でも対応が安定します。設定引き継ぎまで行えるかどうかも、現場負担を左右するポイントとなります。

コピー機メンテナンスを見直すべきタイミング

トラブルの増加や費用の違和感、機種の老朽化などは、見直しを検討すべきサインです。

下記からは、メンテナンス体制を再検討したほうがよい代表的なタイミングを解説します。

トラブルやエラーが増えてきた場合

エラーや故障が増えてきたら契約内容や機種性能が業務に合っていない、または経年による部品の劣化が考えられます。

発生履歴やエラーコードを整理すると、見直し判断がしやすくなります。

保守費用が割高に感じた場合

毎月の保守費用に疑問を感じた段階で、一度立ち止まって内容を確認することが大切です。カウンター単価や基本料金が相場と比べて高い場合、年間では大きな差が生じます。

また、導入当初はスタッフ数や印刷量に合った機種を選んでいても、年数とともに業務内容や人数などの変化で使い方が変わることもあります。例えば大量印刷をあまり想定していない低速機で毎月5000枚印刷…のような使い方をすればメンテナンスの頻度は増えてしまいます。この場合、単価が低めに設定された高速機に切り替えて、リース料金は上がったとしてもランニングコストは抑えるといった選択肢もあります。

かなり大まかな試算ではありますが、例えば以下のような条件だったとします。
・リース料7000円／月　で5年前に契約した低速機
　モノクロ2円・カラー15円で毎月モノクロ3500枚／カラー1500枚印刷
　月のトータルコストは36,500円　月に1回～メンテナンスを呼んでいる状況
・リース料16000円／月　の高速機を検討
　モノクロ0.8円・カラー10円で毎月モノクロ3500枚／カラー1500枚印刷
　月のトータルコストは33,800円　メンテナンスを呼ぶのは数カ月に1回程度
となり、スペックアップをした上で月額コストは下がり、メンテナンス頻度も下がるという結果になります。
※キャンペーンや機種によって価格は変わるため、目安として御覧ください。

機種が古くなってきた場合

機種の老朽化が進んだ段階では、メンテナンス継続だけでなく入れ替えも検討対象になります。部品の調達に時間がかかる機種は、修理期間が長引きやすくなります。

印刷品質の低下やトナー消費量の増加は、業務効率とコストの両面で不利です。加えて、更新が止まった機種はセキュリティ面の不安も残ります。メーカーの企業努力により導入当時と同等の機種の方がカウンター単価が安くなっていることもあるので、一度販売店などに相談してみましょう。

コピー機のメンテナンスの診断・相談は専門会社への依頼がおすすめ

メンテナンス契約や費用の妥当性は、社内だけで判断するのが難しいケースも少なくありません。

現状のコピー機・保守契約を診断するメリット

コピー機の契約や運用は、見た目の月額費用だけでは判断しにくい分野です。専門会社による診断では、超過料金や出張費など表に出にくいコストを洗い出し、実際の負担額を整理できます。

印刷量に対して契約内容が合っているか、機種の老朽化が進んでいないかも確認できるため、修理と入れ替えの判断が明確になります。

コピー機屋さん.comに相談するメリット

コピー機屋さん.comでは、メーカーや契約形態に縛られず、現状に合った選択肢をまとめて相談できます。診断結果をもとに、保守費用の妥当性や今後数年の総コストを数値で確認できるため、判断材料が整理されます。

トラブル時の代替機対応や契約変更後のフォローまで含めて相談できる点も特徴です。メンテナンス体制を根本から見直したい場合に、実務に即した提案を受けられます。

まとめ｜コピー機のメンテナンスは「安定稼働」と「コスト最適化」が重要

コピー機のメンテナンスは、故障が起きたときの対処だけでなく、業務を止めないための土台づくりです。印刷枚数や利用人数に合わない体制を続けると、トラブル増加や費用の無駄につながります。

状況に合った保守内容へ見直せば、安定稼働とコスト削減を両立できますので、まずは現在の印刷量・トラブル頻度・契約内容を整理することが重要です。

自社の使い方が合っているか？と迷ったときは、お気軽にコピー機屋さん.comへご相談ください。現状診断から見直しの方向性まで、専門的な視点でサポートいたします。