カウンター料金は、複合機の月額コストを大きく左右します。ところが「カラーが高い理由が分からない」「最低料金の仕組みが複雑に感じる」「自社の料金が適正なのか判断できない」という悩みは多く、費用の内訳が分からず判断に迷う担当者も多いです。

カウンター料金は、使った分だけ増える仕組みとなっており、仕組みを理解しないまま契約すると、知らないうちに月額が膨らむケースも少なくありません。

当記事では、一般的な相場に加え、コピー機屋さん.comが扱った4つの業種データをもとに、料金の考え方を分かりやすく整理します。導入期の検討にも、現在の見直しにも役立つ内容を解説していますので、ぜひ参考にしてください。

【この記事で分かること】

  • カウンター料金の仕組み・相場・計算方法
  • 業種別のリアルな料金例（塾／飲食／商社／建築事務所）
  • 自社の印刷量に当てはめて概算を判断する方法
  • 料金が高くなる原因・見直しが必要なサイン
  • 機種選定や単価最適化の相談ポイント

カウンター料金とは？リース料金との違いと基礎の整理

カウンター料金は「印刷量に応じてかかる変動費」であり、複合機の総コストを決める中心的な要素です。

ここでは、カウンター料金の仕組み・リース料金との役割分担・一般的な単価相場を整理し、何を基準に判断すべきかを明確にします。

カウンター料金＝「1枚あたりの印刷コスト」

カウンター料金とは、複合機が記録した印刷枚数に1枚単価を掛けて算出される従量課金の印刷コストです。モノクロ・フルカラー・2色カラーで単価が異なり、両面印刷は1枚ずつカウントされます。

料金にはトナーや修理などの保守費用が含まれ、紙代は別途扱いです。印刷ミスも課金対象になるため、無駄が多い企業は総額が上がりやすくなります。

請求は最低利用料金が基準となり、例えば最低料金3,000円の契約でカウンター料金が2,500円の場合は3,000円が請求され、3,500円の場合は3,500円が請求されます。

リース料金との違い

複合機の月額費用は、リース料金とカウンター料金で構成されます。両者の役割を整理すると、費用改善の優先順位がつけやすくなります。

項目リース料金（固定費）カウンター料金（変動費）
価格帯3,000～22,000円モノクロ1～3円／カラー10～20円
決まる要因機種性能・速度印刷枚数・カラー比率
含まれる内容本体利用トナー・修理・部品交換
注意点高性能になるほど割高化利用増で総額が跳ね上がる

リース料金は本体の利用料にあたり、毎月の支出が安定しやすい費用です。一方、カウンター料金は印刷量に比例するため、業務量の増加やカラー比率の変化で総額が大きく変わる点が特徴です。

どちらか片方だけを見て判断すると、費用の全体像をつかみにくくなります。2つの費用をまとめて見ることで、総額の構造を把握しやすくなります。

一般的な相場

カウンター料金の相場を把握すると、自社の契約が適正かどうかを判断しやすくなります。印刷単価・最低料金・機種性能は密接に関係しており、費用構造の基礎となります。

項目一般的な相場補足ポイント
モノクロ単価1～3円高速機は0.5～1.5円、低速機は2～3円
フルカラー単価10～20円業者によっては15～25円の幅
2色カラー5～10円コニカミノルタはモノクロと同単価
最低利用料金2,000～3,000円印刷ゼロでも発生
リース料金3,000～22,000円性能・速度で大きく変動

メーカーによっては2色カラーがモノクロ扱いになるなど、ランニングコストを抑えられるケースもあります。

コピー機屋さん.comでは、機種特性・実際の印刷量・既存の請求書をもとに単価を個別設定しており、相場比較を行うことで契約内容を調整しやすい仕組みになっています。

カウンター料金はどう決まる？料金が変動する4つの要因

「うちは高いのか？」を判断するには、料金を左右している要素を分解して理解することが近道です。カウンター料金は主に「機種スペック」「カラー比率」「月間印刷枚数」「最低料金」の4つで変動します。

以下に、それぞれの仕組みと影響度を解説します。

① 機種のスペック（画質・速度・耐久性）

カウンター単価は、機種の性能によって大きく変わります。高速機のように処理速度や耐久性が高い機種は、部品交換の頻度が抑えられ、印刷枚数も多く見込めます。そのため、単価を低く設定しやすく、モノクロ1.2円・カラー12円といった水準になります。反対に、20枚／分程度の低速機は部品交換が増える傾向があり、モノクロ2～3円・カラー18円になるケースが多いです。

また、用途に対して画質要求が高い業態ではトナー消費も増えるため、単価設定が高くなる傾向があります。速度や耐久性と単価の関係を理解すると、用途に合わない機種を選んで総額が高くなる状況を回避できます。

② カラー／モノクロの比率

カラーはモノクロより単価が割高なため、比率が増えるほど総額が上がる構造になります。資料形式や業務内容によって比率が自然に変動するため、どの程度カラーが使われているかを一度整理すると、月額が増減する理由を把握しやすくなります。

一般的にカラー10～25円、モノクロ1～3円で、1割の差でも月額が数千円変動します。2色印刷を活用すると、カラーより低い費用で目立つ資料を作りやすくなります。

また、比率という基本構造を理解しておくことで、毎月の費用変動も予測しやすくなります。

③ 月間印刷枚数（カウント）

印刷枚数が多い企業は採算が取りやすいため、単価調整が進みやすくなります。一般的な交渉目安は1万枚とされますが、実務上は5,000枚前後でも調整可能なケースがあります。

大量印刷の企業では、高速機への入れ替えと単価交渉を組み合わせることで、総額を20％程度抑えたケースがあります。実際にモノクロ1.5円が1円まで下がった事例もあります。

他社見積もりやカウント明細は強い交渉材料になるため、日頃から記録を残しておくことが重要です。

④ 最低利用料金の仕組み

最低利用料金は、印刷量が少ない月でも一定額が請求される固定費で、2,000～3,000円の範囲が一般的です。印刷量が少ない企業では従量計算より最低料金が優先され、実際の印刷代より高くなるケースが多くなります。

例えば、モノクロ500枚（1,000円相当）しか刷っていなくても最低料金3,000円が請求されるため、「実際は1,000円分しか使っていないのに3,000円払う」という状態になります。利用量が少ない企業では、最低料金が中心になりやすい構造です。

サイクル契約（3カ月合算）の仕組みが利用できるメーカーであれば、合計で最低料金を超えた分だけ請求されるため、月ごとの差が大きい企業に向いています。

実際に、コピー機屋さん.comの契約では、3カ月サイクルへの変更が可能です。最低料金の有無と金額を把握すると、刷り放題プランや単価優遇への切り替えが適正であるかどうかを判断しやすくなり、検討の手がかりとして役立ちます。

自社に近いケースを探せる！業種別のリアルな料金例

相場だけでは、料金が適正かどうかを判断できません。そこで、コピー機屋さん.comが実際に扱った4つの業種データをもとに、印刷傾向・料金総額・最適化の考え方を事例形式で解説します。

自社に近いケースを見つけることで、より正確な判断が可能になりますので、参考にしてください。

① 塾（モノクロ大量・費用対効果がもっとも分かりやすい）

▼料金例（bizhub C451i）

区分枚数×単価金額
フルカラー29枚×10円290円
モノクロ21,790枚×1円21,790円
2色カラー0枚×1円0円
月額合計－22,080円

塾は教材やテストの印刷が多く、モノクロ単価1円のメリットを強く受ける業態です。モノクロ大量印刷のため、単価1円でも総額が大きくなり、単価差が費用に直結するためです。

教材づくりにおいては、モノクロと同単価で使える2色印刷を活用すると、必要な強調を維持しつつコストを抑えられます。高速機の導入は安定稼働につながり、長期的な費用管理にも有効です。

② 飲食店（カラー多め・高スペック）

▼料金例（bizhub C651i）

区分枚数×単価金額
フルカラー10,157枚×11.5円116,805円
モノクロ／476枚×1.5円712円
2色カラー5,342枚×1.5円8,013円
月額合計－125,530円

カラー印刷が多い飲食店では、単価×枚数の影響で月額が大きく変動します。大量印刷では標準単価でも10万円規模になりやすいため、2色印刷の活用や印刷設定の見直しが重要です。

印刷実績をもとにした単価交渉も、費用管理の有効な手段となります。

③ 商社（A4機・低利用）

▼料金例（A4機）

区分枚数×単価金額
フルカラー70枚×13円910円
モノクロ736枚×1円736円
2色カラー87枚×1円87円
月額合計－1,733円
最低料金－3,000円（請求）

商社のように事務文書中心の業態は印刷量が少なく、従量計算より最低料金が優先されやすい傾向があります。今回の3,000円は相場どおりで、低利用企業によく見られるパターンです。

費用最適化では単価より最低料金の扱いが重要で、月ごとの変動が大きい場合は3カ月サイクル契約に切り替えると毎月の料金差を抑えやすくなります。印刷量が伸びにくい企業では、刷り放題プランが有利になるケースもあります。​

④ 建築事務所（標準的な構成）

▼料金例（bizhub C250i）

区分枚数×単価金額
フルカラー443枚×10円4,430円
モノクロ367枚×1.5円550円
2色カラー36枚×1.5円54円
月額合計－5,034円

建築事務所は図面や提案書でカラーとモノクロが混在し、中規模の印刷量が定期的に発生する業態です。5,000円前後は小中規模オフィスの標準的な料金帯で、単価と枚数のバランスが取れています。

改善策としては、両面印刷の徹底やカラー設定の最適化が効果的で、同じ資料量でも総額の削減が可能です。実績データをもとに単価見直しを行えば、さらに数百円～千円単位で最適化できます。

料金が高くなるよくある理由と見直しのサイン

月額が想定より高くなるのは、「利用状況と機種・単価が合っていない」ことが多くの原因です。

ここでは、料金が膨らむ典型パターンを整理し、改善が必要なサインを明確化します。自社の見直しポイントの把握に役立ててください。

① カラー比率が高い

料金が想定より高くなる企業の多くは、カラー比率の変化を把握できていません。比率が5～10%上がるだけでも月額が1.5～2倍になる場合があるため、月次の推移をチェックし、2色印刷や設定最適化で調整することが効果的です。

見直しの具体的な方法として、月次の利用明細から比率の推移を確認すると、改善余地が明確になるためおすすめです。比率が高い企業では、2色印刷の活用や単価調整によって費用を抑えられるため、累積負担を防ぐためにも把握しておくことをおすすめします。

② 機種スペックが合っていない

機種性能が利用状況と合わない場合、保守費用やリース費用が過剰になり、総額が割高になります。

例えば、高速機を低利用で導入すると、高額なリース費用が固定化し、実際の印刷量とつり合わなくなります。逆に低スペック機で大量印刷を行うと、故障や部品交換が増え、カウンター保守外の修理費が発生しやすくなります。

印刷待ちが長い、故障が増えるなどの症状がある場合は、性能と利用量が合っていないサインです。このケースは単価調整より「機種入れ替え」のほうが費用効果が大きく、費用改善に直結しやすいです。

③ 最低料金の仕組みを理解していない

最低料金の理解不足も、費用が高く感じられる大きな理由の一つです。最低料金に達しない利用状況が続く企業では、実際の印刷代より最低料金が常に上回り、月額2,000～3,000円に張りつくケースが多くなります。

例えばモノクロ500枚（1,000円相当）でも、毎月3,000円の請求となるため、利用量が少ない企業ほど固定費が重く感じられます。

請求書に最低料金の記載が続く状態は、見直しのサインです。利用量が少ない企業は、刷り放題プランや3カ月サイクル契約などの選択肢を検討すると、支出を抑えやすくなります。

④ 「カウンター料金なし」の誤解

「カウンター料金なし」と宣伝されるプランでも、実際にはリース料金へ保守費用が上乗せされている場合があります。そのため、契約書に「カウンター除外」と書かれている場合は、どの費用が別途発生するのか必ず確認することが重要です。

また、無料と書かれたプランでも、一定枚数までは定額扱いですが、上限を超えると追加料金が発生し、結果的に従量制と同じ仕組みになるケースが多いです。さらに、古い機種や簡易レンタルでは、トナー補充や修理が別請求となり、総コストが想定以上に膨らむ危険があります。

複数の見積もりで保守内容を比較することで、実質的なコストを正確に判断できますので、トータルコストでの本当の安さを検証することが重要です。

利用状況が変わった場合の見直し方法

途中で単価だけを下げることは基本的に難しいため、「利用状況が変わったときに何ができるか」を理解しておくことが重要です。

ここでは、見直しが可能なケース・入れ替え提案が必要なケース・新規開業特有の注意点を解説します。

単価だけの見直しは基本不可

料金は機種性能・印刷量・カラー比率を前提に設定されるため、単価の見直しが難しい場合は、費用構造そのものが合っていない可能性があります。この場合は「機種変更」または「次回リース更新での再設定」がもっとも現実的な選択肢になります。

長期契約では市場単価との差が開きやすくなるため、コスト管理は契約書にある単価固定の条文を早めに確認しておくことが重要です。

【例外】オーバースペック／利用急増のケース

高速機を低利用で使うと、必要以上のリース費が固定で発生し、毎月の支出が膨らみます。逆に、低スペック機で印刷量が急増すると、処理能力が追いつかず故障が続き、保守外費用が積み重なりやすくなります。

そのため、利用状況が大きく変わった場合は、単価調整よりも機種入れ替えのほうが現実的です。印刷待ちが長い、トラブルが増えるなどの症状は、機種性能と利用実績が合っていない明確なサインです。

コピー機屋さん.comでは、利用量の変化に応じて高速機への切り替えや単価優遇を行い、総コストを抑えた事例があります。残債を新契約に組み込む入れ替えも可能なため、利用実績に合わせた最適化を進めやすい点が強みです。

新規開業で予測が外れた場合

開業直後は印刷量の予測が外れやすく、初期設定が合わない状態になりがちです。印刷量が想定より少ない場合は最低料金が中心となり、固定費が重く感じられます。反対に、印刷量が増えた場合は処理速度不足や故障が起こり、保守外費用がかさむ傾向があります。

途中変更は違約金のリスクがあるため、まず3カ月分のデータを集め、次回の契約更新で単価や機種を最適化するのがトラブルなく調整しやすい方法です。

相談するなら何を伝えればいいか

最適な単価や機種提案を受けるためには、事前情報の質が結果を大きく左右します。次の5点を整理して共有すると、診断の精度が格段に高まります。

  • 直近3カ月の請求書（カウンター明細）

単価・印刷枚数・最低料金・総額の分解が可能。トナー代・保守費用が含まれる契約かどうかを確認できる。

  • 利用中の機種名とスペック

A4／A3対応、印刷速度、耐久性を共有すると性能と単価の整合性を診断しやすい。

  • 月間カラー／モノクロの平均枚数

比率をもとに単価の最適化や2色印刷の有効性を判断できる。

  • 業種と印刷傾向

「塾＝モノクロ大量・飲食＝カラー多め・設計＝図面中心」など、類似事例と比較しやすくなる。

  • 現在の困りごとを具体化

「カラー比率上昇・単価が高い・トラブルが多い」など、課題を具体化しておくと、課題に応じた提案が可能。

上記をそろえるだけで、最適プランの診断が最短ルートで進みます。

まとめ｜業種・利用量に合ったカウンター料金を見極めて最適な運用へ

カウンター料金は、機種性能・カラー比率・月間印刷枚数の影響を大きく受けるため、現状とかみ合わない設定のままでは余計な支出が発生しやすくなります。費用を最適化するには、印刷データの整理と業種別の料金例との比較が必要です。

判断が難しい場合においても、請求内容と利用状況を丁寧に読み解くことで、適正な単価や機種を見いだすことは十分に可能です。

コピー機屋さん.comでは、請求書と印刷実績をもとに、費用を抑えながら運用できる選択肢を分かりやすくご案内しています。無理のない範囲で改善したい企業担当者の方は、お気軽にご相談ください。