リース契約の終了は、費用や運用を見直す好機ですが、再リース・入れ替え・返却など複数の進め方があるため、判断に迷いやすい場面があります。古い機種を使い続ける場合は、故障や部品供給の不安が重なるため、負担が雪だるま式に増える危険があります。

必要なのは、費用と性能、リスクのつり合いを客観的に比べる視点です。当記事では、満了後に選べる選択肢の特徴・費用相場・判断軸・見直し手順について分かりやすく解説します。ぜひ参考にしてください。

【この記事で分かること】

  • コピー機のリースが終了した後に選べる選択肢
  • 再リース・入れ替え・返却などの違いとメリット／デメリット
  • 自社に最適な選択肢を判断する方法
  • 見積り取得のタイミングと比較ポイント

コピー機のリースが終了するとどうなる？まず押さえておきたい基本

リース満了後は、契約そのものがいったんリセットされ、次の利用方針を決める必要があります。「返却・再リース・入れ替え」など選択肢は複数ありますが、まずは満了時に何が起こるのか、どんな手続きが必要なのかを正しく理解することが重要です。

ここでは、満了時に必ず発生する基本ポイントを整理します。

通常は「満了日の到来」で契約終了

リース契約は、設定された満了日を迎えると契約が終了し、次の利用方法を決める段階に進みます。選べる方法は、「再リース・新規リース・返却・買取」の4つで、それぞれ費用や運用の負担が変わります。

契約期間は5年が主流ですが、3年から7年まで幅があり、企業の利用状況によって設定される仕組みです。満了日は請求書や契約書で確認でき、リース会社からは封書・ハガキ・メールなどで案内が届くのが一般的です。

事前に満了日を把握しておくことで、突然の判断に追われる危険が減り、より適切な見直しが行いやすくなります。

満了時に対応が必要な主なポイント

リース満了後は、複数の手続きが同時に発生するため、順序立てて準備することが大切です。主な作業は以下のとおりです。

  • 返却準備

リース会社が回収する形が一般的です。撤去費用は重量や設置環境によって変動し、A3機では5万円前後が目安になります。

  • 保守契約の扱い

再リースでは継続され、新規リースではカウンター料金の見直しがしやすくなります。

  • 廃棄証明書の取得

安全に処理した証明として0～3,000円程度で発行されることが多く、処理費に含まれるケースもあります。

  • データ消去

内部ストレージの削除は情報漏えい防止のため必須です。

  • 新機種への切り替え準備

入れ替え予定がある場合、1～2カ月前から手続きを進めるケースが一般的です。

早めの整理が、業務を止めずに次の契約へ移るための支えになります。

リース満了後に選べる4つの選択肢

満了後は「再リース・新機種入れ替え・返却・買取」という4つの選択肢から、自社に合った進め方を選ぶことになります。それぞれ費用・手間・リスクが大きく異なるため、特徴を理解して比較することが欠かせません。

以下に、実際の営業現場で使われている基準に沿い、4つの選択肢を整理します。

① 再リース（費用が安く、手続きがもっとも簡単）

再リースは、費用負担を抑えたい企業にとって現実的な選択になります。再リース料は元のリース料の1.5～2.5カ月分程度が相場で、1年分として一括請求されるケースが多いため、初期負担を抑えたい企業に向いています。

再リース開始後は、機種が古くなるほど保守コストが増えるため、メーカー側の単価改定が適用されやすくなります。その影響でカウンター料金が年単位で上昇し、長期利用ほど負担が増える傾向があります。

また、長期間使われた機種は故障しやすく、部品供給が終わると修理対応に時間がかかるおそれがあります。再リースについては、短期的な節約効果と、機器寿命に伴うリスクの両面を踏まえて判断することが重要です。

② 新機種に入れ替え（業務効率と安定性を重視する場合）

新機種への入れ替えは、業務効率や安定稼働を重視する企業に適した選択です。最新モデルはスキャン速度や省エネ性能が向上し、クラウド連携にも対応しているため、作業の手間が減り処理の流れが安定しやすくなります。

故障リスクも大幅に下がるため、業務停止によるロスを避けたい職場では効果が大きい方法です。初期費用がやや増える可能性はありますが、長期的にはコストの最適化と作業環境の改善につながる投資になります。

コピー機屋さん.comでは、請求書の印刷量をもとに過不足のない機種を提案でき、印刷量が多い企業ではメーカーへの単価交渉にも対応します。

③ 機械を返却する（コピー機が不要になった企業向け）

印刷需要が減った企業では、返却がもっとも合理的な選択になります。ペーパーレス化や組織規模の縮小によって印刷量が大きく下がった場合、維持費を抑えられる効果が期待できます。

撤去費用は、機種の重量や搬出経路の難易度によって変動します。A3複合機は100kg前後になるため、階段作業やクレーン利用が必要な場合は費用が上がり、3～5万円が一般的な目安になります。あわせて、保守契約の解約や内部データの消去の対応も必須です。

不要機のコストを確実に削減したい企業に適した方法ですが、返却後は利用ができなくなるため、バックアップ確保や業務フローの準備は必須です。

④ 買取（まれだが選択肢として存在）

買取は、リース終了後に機器を所有したい場合に選べる方法ですが、現在は選ばれる頻度が低い選択肢です。リース料数カ月分で購入できる場合もあり、費用だけを見ると魅力的に感じる場面があります。

しかし、古い機種は部品供給が終了している可能性が高いため、故障リスクや修理費の不確定性が大きい点が課題です。かつては選ばれる場面もありましたが、保守を自社で手配する負担が大きく、コピー機屋さん.comでも採用例はほとんどなくなっています。

買取はリスクに対して得られるメリットが少ないため、実務では再リースや入れ替えと比べて優先度が低い選択となります。

自社にとって最適な選択肢はどれ？判断のための5つの基準

同じ満了タイミングでも、企業によって最適解がまったく変わります。その違いを生むのは、印刷量・機器状態・部品供給・コスト・組織の変更といった要素です。

ここでは、自社がどの選択肢に向いているかを判断するための具体的な基準を整理します。

① 印刷量（モノクロ・カラー比率）

印刷量は、リース満了後の選択肢を判断する上でもっとも分かりやすい基準になります。利用規模に応じて適した選択肢が変わるため、まずは印刷量の傾向の整理が必要です。

月間1,000枚以下の場合再リースで費用を抑えやすい
5,000～10,000枚規模の場合新機種入れ替えでカウンター単価が下がりやすい
カラー印刷比率が高い場合最新機種の画像処理性能が業務効率に直結

少量印刷では再リースの利点が大きい一方で、長期間の利用では部品欠品による修理遅延が起こりやすくなります。

印刷量の傾向を把握するには、請求書やカウンター情報の確認が必須です。費用面だけでなく、安定稼働のしやすさも含めて比較し、自社の使用量に合った選択をすることが重要です。

② 機器の状態（故障頻度／寿命）

機器の状態が不安定になっている場合は、入れ替えを検討する優先度が高まります。特に、故障回数やスキャン速度の低下は明確なサインです。

次のような状況に当てはまる場合は、業務効率の観点から最新機種への入れ替えが効果的です。

判断基準状況の例想定されるリスク
故障頻度月1回以上のトラブル作業停止・復旧時間の増加
スキャン速度読み取りが遅い／紙送りの不安定業務遅延・ストレス増加
使用年数7年以上利用が継続内部摩耗による不具合増加

定期的に故障記録を残すだけでも、コストと安定性を比較しやすくなります。使用年数が長期化した機器ではトラブルが重なりやすく、業務全体のスムーズさに影響が出るため、早めの判断が安心につながります。

③ 部品供給期間とメンテナンス状況

部品供給の安定性は、継続利用できるかどうかを判断する重要な基準になります。旧モデルでは部品供給が終了している可能性があり、メーカー側の在庫状況によっては修理対応に時間がかかる場合があります。一方で、最新モデルでは供給が安定しているため、長期稼働を見込みやすい点が強みです。

判断材料として、次のポイントが参考になります。

判断基準状況の例想定リスク
部品供給期間旧モデル・供給終了間近修理遅延・作業停止
保守対応の質点検頻度が低い、対応に時間がかかる故障時に復旧が遅れる
メーカーサポート期間期限が近い機種トラブル時の支援縮小

満了前に業者へ部品供給状況を確認すると、予期せぬ停止を防ぎやすくなります。保守体制に変化が出た場合も、契約を見直す適切なタイミングになります。

④ トータルコスト

トータルコストを正しく把握することは、満了後の選択肢を決める上で欠かせない視点です。リース料・保守費用・カウンター料金の3つをまとめて確認すると、実際の負担が明確になります。

以下に、実務で違いがもっとも出やすいポイントを、比較しやすい形で整理しました。

観点旧機種を継続新機種へ入れ替え再リース
月額負担増えやすい最適化しやすいもっとも低い
修理費高くなりやすい抑えやすい古さに応じて増加
業務効率低下のおそれ改善効果が高い現状維持

古い機種は故障が増えるほど修理費が積み上がりやすく、想定外の支出につながる点が課題です。また、メーカーサポートが縮小される時期にはカウンター単価が見直されることがあり、長期利用ほど総コストが増える可能性があります。

一方で、新機種は初期費用が増える場合があっても、故障リスクの低減によって総額が下がるケースもあります。

⑤ オフィスの変化（人数／テレワーク）

オフィス環境が変化している企業では、利用状況に合わせて柔軟に見直せる契約を選ぶことが重要になります。人数の増減やテレワーク導入によって印刷量が大きく変わる場合、固定的な契約では無駄が生じやすく、負担が増える可能性があります。

迷った場合は、次のポイントが判断の助けになります。

状況起きやすい変化想定リスク適した選択肢
人員が増える印刷量の急増業務遅延・単価の割高感新機種入れ替え
人員が減る印刷量の減少過剰スペックの維持費増加再リース・機器縮小
テレワーク増加月ごとの印刷変動固定費が割高に短期更新の再リース

コピー機屋さん.comは実際の利用データをもとに、組織変更に適した機種選定ができる点が強みです。変化に応じて見直す姿勢が、長期的なコスト最適化につながります。

見積り取得のベストタイミングと比較ポイント

満了を迎える前に動き始めることで、費用を抑えつつスムーズに入れ替え・継続利用ができます。複数社の見積りを比較することで、無駄なコストや過剰スペックを防ぐことも可能です。

ここでは、最適なタイミングと、比較時に必ず見るべきポイントをまとめます。

満了の「3～6カ月前」から動くのが最適

見積り取得は、満了の3～6カ月前に始めることがもっとも効果的です。早期に動くことで複数社を比較でき、価格とサービスの差を見極めやすくなります。

入れ替え時期の調整もしやすいため、業務を止めずに新機種へ移行できます。また、既存機種の性能と業務ニーズを改めて整理する機会にもなり、過剰スペックや無駄なコストを避けられます。

満了案内（封書・メール等）が届いた段階で準備を始めると、必要な工程を余裕を持って進められます。結果として、費用と時間の両面で合理的な判断につながります。

複数社見積りで比較すべきポイント

複数社の見積りを比較する際は、費用と性能の両面から判断することが重要です。特に次の要素は、実務のコストと業務効率に直接影響します。

比較項目確認内容実務への影響
本体代金（月額リース料）毎月の固定費予算管理が安定しやすい
カウンター単価1枚あたりの印刷費年間コストに直結
保守内容故障対応・点検範囲稼働率に影響
機種スペック速度・スキャンの有無・省エネ性能作業効率が変わる
印刷量との適合性過剰または不足していないか無駄な費用を防止

上記の基準で必要な情報を整理することで、自社に最適な契約を選びやすくなります。

コピー機屋さん.comに相談するメリット

コピー機屋さん.comへ相談することで、費用と性能の両面から最適な運用を整えやすくなります。特に次の強みが、導入企業から評価されています。

  • 6年リース前提でのコスト最適化に強く、長期的な負担を抑えやすい
  • 利用中の機種・請求書の確認を行い、印刷量に合った構成を提案
  • 印刷量が多い企業向けのメーカー単価交渉にも対応
  • オーバースペックや偏った利用を検知し、改善につながる入れ替え提案を実施
  • 満了前の見直し・乗り換え相談にも柔軟に対応し、運用の不安を軽減

実務データに基づいた提案ができるため、過剰な支出や使いにくさを事前に防ぎやすい点が大きな利点です。

まとめ｜リース満了は見直しのチャンス！自社に合う選択を見極めよう

リース契約の終了は、費用と運用を整える大きな転機になります。再リースや入れ替えなど複数の進め方があり、迷いやすい場面もありますが、印刷量や機器状態、将来の業務計画を整理することで最適な判断に近づけます。

費用に加えて故障リスクや業務の止まりやすさを踏まえると、無理のない見直しにつながるためおすすめです。

比較の手間を減らしたい場合は、契約内容と利用状況を踏まえた提案ができるコピー機屋さん.comへの相談が役立ちます。状況を整理するだけでも選択肢が見えやすくなるため、お気軽にご相談ください。