コピー機の導入では、リース・レンタル・購入のどれを選ぶかによって会計処理が変わります。見た目は同じ機械でも、契約の仕組みが違うだけで仕訳方法が大きく変わるため、経理担当者が迷いやすい領域です。

当記事では、経理の現場でよく迷いやすい部分を、なるべく実務に寄せて説明していきます。併せて、契約を選ぶ際の着眼点や費用の見え方もまとめていますので、ぜひ参考にしてください。

【この記事で分かること】

  • コピー機リースの勘定科目・仕訳の実務パターン
  • リース／レンタル／購入の違いと判断基準
  • 保守・カウンター料金の仕訳と注意点
  • 自社の印刷量や利用状況に合った最適な契約の選び方

そもそもコピー機の契約形態は3種類｜会計処理が異なる理由

コピー機の導入では、リース・レンタル・購入のどれを選ぶかで会計処理が大きく変わります。契約形態ごとに、資産計上の要否や仕訳の方法、月額コストの捉え方が異なるため、まずは3つの特徴を整理しておくことが重要です。

まずは、3つの契約形式をざっくり整理しておきます。

① リース契約（ファイナンスリース）

リース契約は、長期で安定して使いたい企業に適した方法です。実質的に購入に近い契約のため、リース資産を計上し、減価償却という費用配分の処理が必要です。

毎月支払うリース料には、本体料金や利息、動産保険料金等が含まれ、会計上は「リース料」で整理します。費用の中身が分かっていると、月次処理や決算が楽になります。

例えばコピー機屋さん.comは、導入段階で本体費用と保守費用を分かりやすく整理して案内するため、経理担当者でも判断しやすい点が特徴です。途中解約できない点は注意ですが、毎月の固定費は読みやすい契約です。

② レンタル契約

レンタル契約は、短期間の利用や突発的な業務増加に向いています。資産として計上しない契約（※1）のため、購入やリースと違い、減価償却といった処理が不要です。

毎月の支払いは「賃借料」などで即時費用として処理でき、資金の動きをつかみやすいのがメリットです。保守やトナーが料金に含まれることが多く、利用量が変わりやすい企業でも柔軟に対応できます。

とはいえ、長く使うとリースより割高になるケースもあるため注意が必要です。

（※1）所有権移転を前提としないため資産計上不要

③ 購入

購入の場合、一定額以上の機種は資産として計上し、耐用年数に合わせて費用を分割していく減価償却が必要です。一方で10万円未満の小型機なら「消耗品費」として即時に処理でき、会計処理の負担を抑えられます。

初期投資は大きいものの、買い切りなので運用の自由度は高めです。長く使う前提で導入する企業に適した方法といえるでしょう。

ただし、トナー交換や保守費用は購入後も発生するため、ランニングコストの把握は必須となります。また、中古機を購入する場合は耐用年数が短くなることがあるため、税務上の確認が重要です。

実務でよく使われるコピー機リースの勘定科目

リース契約で導入した場合、毎月の支払いや保守・カウンター料金など、いくつかの勘定科目に分けて処理する必要があります。科目を決めておくと、月次処理で迷わず、決算時の修正も少なくて済みます。

ここでは、実務で頻出する勘定科目を整理しながら、それぞれの扱い方を見ていきます。

① リース料

リース料は、コピー機リースでもっとも中心となる費用です。毎月の固定額を「支払リース料」または「リース料」で処理する方法が一般的で、金額が安定するため損益管理がしやすくなります。

中小企業では、一定条件を満たせば月々の費用として処理できる特例もあり、決算時の負担を軽減できます。一方でファイナンスリースの場合は、資産と債務の計上や減価償却が必要になるため、契約内容の確認が欠かせません。

契約の中身が明確だと、経理はだいぶ処理しやすくなります。

＜仕訳例＞
毎月のリース料が 55,000円 の場合
（借方）支払リース料 55,000 ／（貸方）普通預金 55,000

② 保守契約・カウンター料金

保守契約やカウンター料金は、コピー機の稼働に応じて変動する費用です。「保守費」「消耗品費」「通信費」など複数の科目が選択肢になりますが、科目がバラつくと管理が煩雑になるため、一本化しておくことを推奨します。

トナーを含む契約なのか、修理費が別請求なのかといった内容によって適切な科目が変わるため、結局は請求書の内訳がどうなっているかで判断が決まります。

内訳が明確な契約ほど経理は迷わず処理できます。

＜仕訳例＞
カウンター料金（モノクロ3,000円＋カラー7,000円＝10,000円）
（借方）保守費 10,000 ／（貸方）普通預金 10,000

③ トナー代

トナー代は、ほとんどの企業で「消耗品費」として処理されます。トナーは使用とともに短期間で消費する性質があるため、資産にせず購入時点で経費にします。

保守契約にトナーが含まれている場合はトナー代を別計上すると二重計上になるため、請求書の確認が重要です。大量に仕入れた場合でも、実務上は消耗品費で処理するケースが多く、必要に応じて貯蔵品に区分するケースもあります。

摘要に「コピー機用トナー」と書いておくと、監査や税務対応などで説明する際にも困りません。

＜仕訳例＞
トナー代を 8,800円 で購入した場合
（借方）消耗品費 8,800 ／（貸方）普通預金 8,800

④ 初期費用・設置費用

搬入や設置費用は、金額や契約内容によって扱いが変わります。少額であれば「支払手数料」や「雑費」で処理するケースが一般的ですが、本体価格に含まれる場合は資産の取得価額に加算する必要があります。

また、入れ替え作業やネットワーク設定など、修繕に該当する作業は「修繕費」で処理するケースもあります。資本的支出に当たるかどうかは税務判断が必要なため、高額の場合は専門家へ確認しておくと安心です。

実務では、リース料や保守費と区分しておくことで、総コストを捉えやすくなるためおすすめです。

＜仕訳例＞
設置費用 12,000円 を支払った場合
（借方）支払手数料 12,000 ／（貸方）普通預金 12,000

購入・レンタルの場合の勘定科目との比較

コピー機の仕訳は、リース・レンタル・購入で大きく異なります。特に、資産計上の有無や保守費の扱いは、会計処理の負担にも直結します。

ここでは、リース以外の選択肢を取った場合にどう処理が変わるのかを比較し、自社に合った契約形態を判断する際の材料を紹介します。

購入時の扱い

購入は取得額によって処理が変わり、10万円未満の小型機は「消耗品費」で即時に経費化できます。10～30万円は中小企業特例（※2）を活用すれば、購入年度に全額を経費計上できます。なお、20万円未満であれば3年間で均等償却する一括償却資産を選ぶことも可能です。

購入後の保守や部品交換は「修繕費」や「消耗品費」で処理し、費用の区分を整理しておくことが重要です。中古の場合は耐用年数が変わるので、税務確認はしておいたほうが安心です。

初期費用はかかりますが、長く使う会社には向いている方法です。

＜仕訳例＞
工具器具備品を25万円で購入した場合
（借方）工具器具備品 250,000 ／（貸方）普通預金 250,000​

（※2）年間300万円までの少額減価償却資産特例

レンタルの場合の扱い

レンタルは、資産計上が不要で会計処理がもっともシンプルな方法です。毎月の料金を「賃借料」または「支払手数料」で即時に費用化でき、減価償却の手続きが不要になるため、経理負担が軽減されます。短期契約や途中解約が可能なケースが多く、一時的な増員やイベント用途にも適しています。

ただし、長期的にはリースより総額が高くなる可能性があるため、利用期間を見極める必要があります。また、仕訳の根拠になるので、契約書の表記は必ず見ておく必要があります。

＜仕訳例＞
月額レンタル料 18,000円の場合
（借方）賃借料 18,000 ／（貸方）普通預金 18,000

自社に合う契約形態の判断基準

契約形態は、印刷量・予算管理・利用期間・保守体制の4つを基準に比べると判断しやすくなります。下記の表は、各契約の特徴を端的に整理したものです。

判断軸リースレンタル購入
印刷量多いほど有利少量向き小規模利用向き
予算管理固定費で安定変動費中心固定資産管理
契約期間長期向き短期向き長期所有向き
保守体制本体リースと保守は別契約が原則保守・トナー込みが多いまたは別途保守契約

表の内容を踏まえると、大量印刷や固定費管理を重視する企業はリースが適し、短期利用や繁忙期のみの増設には、保守やトナーが料金に含まれることが多いレンタルが向いています。

なお、リース契約では「コピー機本体のリース」と「保守契約」は別で締結されるのが原則です。リース料はリース会社へ支払う本体代金であり、保守料金やカウンター料金はメーカーや保守会社へ別途支払う形になります。そのため、会計処理や仕訳においても、リース料と保守費は分けて考える必要があります。

実務で迷いやすいポイントを整理｜契約内容で処理が変わる理由

コピー機の仕訳で迷いが生じる原因の多くは、契約内容や請求書の内訳が不明瞭なことにあります。「リース料に何が含まれるか」「請求元が複数に分かれるか」「カウンター料金が変動するか」といった要素で勘定科目が変わるため、正しく読み解く力が必要です。

ここからは、現場で迷いやすいところを順番に見ていきます。

① リース料に「何が含まれているか？」

リース料はリース会社へ支払うコピー機本体に対する利用料であり、原則として保守料金やトナー代、カウンター料金が含まれることはありません。保守や消耗品に関する費用は、メーカーや保守会社へ別途支払います。

そのため、会計処理においても、リース料と保守・カウンター料金は分けて考える必要があります。請求書や契約書を確認し、どの費用が本体リースに該当するのか、どの費用が保守・消耗品に該当するのかを正しく読み取ることが、科目ミスを防ぐポイントになります。

トナーを別途購入する場合は「消耗品費」、保守契約やカウンター料金は「保守費」など、費用の性質に応じて勘定科目を分けて処理することが重要です。

② リース料と保守・カウンター料金をどう分けて処理するか

上記で整理したとおり、リース料はコピー機本体に対する利用料であり、保守料金やトナー代、カウンター料金は含まれません。そのため実務では、支払先や請求書が分かれているかどうかにかかわらず、費用の性質ごとに勘定科目を分けて処理することが重要になります。

具体的には、コピー機本体にかかる費用は「支払リース料」、保守契約やカウンター料金など稼働に応じて発生する費用は「保守費」として区分すると、損益構造を把握しやすくなります。

例えば、月額のリース料が5万円、保守料金が2万円の場合は、次のように処理します。

＜仕訳例（リース料5万円＋保守料2万円）＞

（借方）支払リース料　50,000　／（貸方）普通預金　50,000

（借方）保守費　　　　20,000　／（貸方）普通預金　20,000

このように分けて処理することで、「本体＝固定費」「保守・カウンター＝変動費」という整理がしやすくなり、月次の費用管理や決算時の確認もスムーズになります。

運用を安定させるためには、コピー機関連費用について「どの費用をどの勘定科目で処理するか」を社内ルールとしてあらかじめ定めておくことが有効です。

③ カウンター料金の変動が大きい場合

カウンター料金が大きく変動する場合、費用の性質によって適切な勘定科目を判断する必要があります。トナー消費が主因であれば「消耗品費」、修理や訪問対応が多い契約は「修繕費」、FAX送信量が増えるケースでは「通信費」が適しています。

製造部門で使用する企業は「製造間接費」に区分することもあり、事務部門では「保守費」で統一する運用が一般的です。例として、「カラー1,000枚×15円＝15,000円」なら、借方に保守費15,000円、貸方に普通預金を計上します。

迷いを減らすためには、「カウンター料金＝保守費で統一」などのルールを設定し、摘要欄にモノクロ・カラーの枚数を記載して変動要因を把握しやすくする方法が効果的です。

④ 会計処理は「目的に応じて統一する」のが重要

コピー機関連費用を正しく管理するためには、勘定科目の扱いを統一することが重要です。同じカウンター料金を「保守費」と「消耗品費」に分けてしまうと、部署ごとに処理が異なり、損益の比較ができなくなります。

また、決算時に修正が必要になるケースも多く、税務調査では一貫性の欠如が指摘される可能性があります。運用を安定させるためには、社内マニュアルを作り、コピー機関連の費用をどの科目で処理するかをあらかじめ固定する方法が効果的です。

年度初めに契約内容を見直して科目を更新し、資本的支出か修繕費かの判断が必要な場合は税理士へ相談すると、月次と決算の両方で処理が安定します。

実例ベースの仕訳パターン

実際の仕訳は、契約形態や請求書の作りによってさまざまです。そこでここでは、現場で頻出する4つのパターンをケース別に紹介し、どの科目を使えばいいかを具体的に示します。

迷った場合に判断基準として活用できる実務の型ですので、参考にしてください。

【ケース1】本体リースと保守契約を分けて処理する基本パターン

コピー機のリース契約では、本体リース料と保守・カウンター料金は別契約・別請求となるのが前提であるため、会計処理においても、費用の性質に応じて勘定科目を分けて処理します。具体的には、コピー機本体にかかる費用は「支払リース料」、保守契約やカウンター料金など運用に関わる費用は「保守費」として区分するのが基本です。

このように分けることで、固定費と変動費の構造が明確になり、損益を正確に把握しやすくなります。実務では、請求書の内訳に従ってそのまま仕訳を行えばよいため、内容確認や判断に迷う場面も少なくなります。また、保守契約の内容によっては、超過対応や部品交換費用を「修繕費」として処理するケースもあるため、契約内容の確認は欠かせません。

この方法は、仕訳件数こそ増えますが、費用配分の正確性と管理のしやすさという点で、もっとも標準的な実務処理といえます。

＜仕訳例（本体5万円＋保守2万円）＞
（借方）支払リース料　50,000　／（貸方）普通預金　50,000
（借方）保守費　　　　20,000　／（貸方）普通預金　20,000

【ケース2】トナーを別途購入

業務用コピー機では、キット契約や年間保守契約の場合、トナーなどの消耗品は原則として別途購入する形になります。家庭用プリンターのように、本体契約や保守料金にトナーが含まれているケースは一般的ではなく、消耗品は都度購入する前提で考えるのが実務上の基本です。

トナーは使用とともに短期間で消費される性質を持つため、会計処理では「消耗品費」で処理するのが標準です。月1万円の購入なら、購入時点で消耗品費として全額を経費化できます。また、一定数量をまとめて購入した場合でも、実務上は消耗品費として一括処理されるケースが多く、在庫資産として管理しない運用も一般的です。

なお、キット契約・年間保守契約では、トナーは保守対象外となり、別途購入が必要になる点に注意が必要です。そのため、請求書上もトナー代はリース料や保守料とは別に計上され、仕訳も独立して処理します。摘要欄に「コピー機用トナー」などと記載しておくと、後から内容を確認する際や税務・監査対応時にも説明しやすくなります。

＜仕訳例（トナー購入1万円）＞
（借方）消耗品費　10,000　／（貸方）普通預金　10,000

【ケース3】請求内訳があいまいなケース

請求書に内訳がない場合は、契約書や仕様書を確認し、本体・保守・トナーの割合を推定して処理する必要があります。総額8万円の請求でも、包括保守かカウンター制かで科目が異なるため、単価表記や変動条件を確認することが重要です。

判断しづらいときは、まずは「支払リース料」で仮処理し、後から業者に確認して保守費などへ分離する方法が実務的です。内訳が不明確な契約は税務上のリスクが残るため、内訳提示に積極的な業者を選ぶことが望まれます。

コピー機屋さん.comは導入時に本体・保守・トナーを明確に提示するため、あいまいな請求の発生を防げます。

＜暫定仕訳の例（総額80,000円）＞
（借方）支払リース料　80,000　／（貸方）普通預金　80,000

自社に合った契約形態・費用処理を選ぶポイント

最適な契約形態は、印刷量・カラー比率・予算・経理体制などによって大きく変わります。

ここでは、経理にも現場にも負担が少なくなる選び方の基準を整理し、自社に合った契約を選ぶときの考え方をまとめておきます。

① 印刷量・カラー比率に合っているか

印刷量とカラー比率に合った契約を選ぶと、費用のブレが小さくなり、仕訳も安定します。下の比較表を基準にすると、自社に適した契約が判断しやすくなります。

印刷量・比率適した契約仕訳の傾向
月1,000枚未満（A4中心）レンタルA4機「賃借料」で一括処理し負担が軽い
月5,000枚前後（カラー20％）標準リース「支払リース料＋保守費」で安定運用
月2万枚超（カラー比率高）大型機＋リースカウンター変動が管理しやすく総コスト最適化

印刷量に合う契約を選べば、費用管理も月次処理もだいぶ管理しやすくなります。コピー機屋さん.comは、利用実績を踏まえた機種選定と契約提案を行うため、無駄のない導入が可能です。

② 月額固定費 vs 変動費のバランス

月額費用の安定性を重視するか、利用量に応じた柔軟性を重視するかで、適した契約が変わります。費用構造を整理すると、次の比較が判断の基準になります。

重視する費用構造適した契約仕訳の傾向
固定費重視（毎月一定額）リース「支払リース料」中心で予算管理が安定
変動費重視（利用量に応じて変動）レンタル「賃借料＋保守費」で柔軟に対応

リースは本体と保守を含めた固定額で、毎月の損益が安定します。レンタルは利用量が減った月の負担を抑えられるため、変動費の許容度が高い企業に向いています。

コピー機屋さん.comでは契約前に費用シミュレーションを行うため、固定と変動の最適バランスを比較しながら選べます。

③ 経理が管理しやすい請求形態か

経理としては、請求内容の内訳が明確に分かる契約形態のほうが管理しやすいのが実務上の実感です。請求書が1枚か複数枚かではなく、「費用の性質が分かれているかどうか」が、作業負担を左右します。

下記は、請求形態ごとの特徴を整理した比較です。

請求形態経理処理の特徴仕訳の考え方
本体リースと保守が別請求内訳が明確で判断しやすい「支払リース料」「保守費」に分けて処理
本体リースと保守が1枚の請求内訳確認が必要になり負担が増える契約書・明細を確認して科目を分解

一見すると、請求書が1枚にまとまっているほうが楽に見えますが、内訳が記載されていない、または不明確な場合は、かえって確認作業が増えることになります。特に、リース料と保守料では費用の性質が異なるため、税務や決算の観点でも分解処理が求められます。

そのため、実務上は請求が分かれている契約のほうが、月次処理は安定しやすいといえます。請求が分かれることで仕訳件数は増えますが、内容確認や修正の手間が減り、結果的に業務負担を抑えられるケースが多いです。

請求形態は業務負荷に大きく影響するため、導入前に必ず確認したいポイントです。コピー機屋さん.comであれば、リース料・保守・トナーの内訳を導入時に明確に提示するため、請求内容の確認に迷う場面を最小限に抑えられます。

相談前に準備しておくべき資料

最適な契約と仕訳方法を判断するには、事前資料の正確さが重要です。以下の4点を整理すると、費用の全体像を把握しやすくなり、専門家からも適切な提案を受けやすくなります。

資料確認ポイント
現在の契約書期間（5～6年）・料金内訳（本体/保守）・保守範囲・解約条件・残債の有無
直近3カ月の請求書リース料・保守料・カウンター料金（単価×枚数）・最低料金適用月
印刷枚数 （モノクロ／カラー）月平均・カラー比率・両面カウントの有無で機種適合を判断
トナー購入状況単価・頻度・保守込みか別購入か・二重計上リスクの有無

これらを整理すると、リース・レンタル・購入のどれが最適か判断しやすくなり、会計処理の誤りも防げます。コピー機屋さん.comでも、資料がそろっているほど最適な契約と費用管理の方法を提案できます。

まとめ｜コピー機リースの仕訳は「契約内容」で決まる！                

コピー機の仕訳は、契約形態と保守内容で処理が変わるため、経理担当者が迷いやすい領域です。契約書や請求書の内訳を把握できれば、月次処理や決算の負担は軽くなり、税務上の誤りも防ぎやすくなります。

費用構造がはっきりした契約は管理がしやすく、業務効率にも効果があります。よくあるパターンだけでも押さえておくと、処理が安定します。

コピー機屋さん.comは、リース料と保守内容を明確に提示しており、判断軸をつかみやすいのが特徴です。印刷量や利用目的に合った契約を選びたい方は、お気軽にご相談ください。